In 5 Schritten erfolgreich zum digitalen Unternehmen: Leitfaden & Checkliste

„Digitalisierung“ ist seit Jahrzehnten ein Buzzword: Die Potenziale und die Notwendigkeit digitaler und automatisierter Geschäftsprozesse sind unbestritten. Ihre Umsetzung in der Praxis ist für viele Unternehmen aber mit Unsicherheiten und Fragezeichen verbunden und verläuft daher nur schleppend.

Damit werden leider regelmäßig Ressourcen verschwendet und Potenzial verschenkt. Denn nur mit effektiven Prozessen können Unternehmen wirklich effizient und innovativ sein, und sich damit zukunftsfähig aufstellen.

Wie Unternehmen das Projekt Digitalisierung endlich umfassend angehen und strukturiert zum Erfolg führen können, zeigt der folgende Leitfaden.

Wie ist die Ausgangslage?

Eine gründliche Bestandsaufnahme zeigt, wo Sie stehen und bildet den Start des Digitalisierungsprojekts. Dazu zählen:

• Bestehende Technologien und Systeme
  Zu Beginn der Bestandsaufnahme steht der Status quo der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur im Fokus. Wie aktuell, leistungsfähig und sicher sind die bereits vorhandenen Technologien und Systeme?
  Diese Inventarisierung und Bewertung bildet eine Grundlage für weitere strategische Entscheidungen. Außerdem können Sie durch die Erfassung aller IT-Komponenten ineffiziente, veraltete oder redundante Systeme erkennen – und bereits hier Optimierungspotenzial identifizieren.
• Geschäftsprozesse
  Betrachten Sie Ihre Abläufe ganz genau – viele haben sich über die Jahre etabliert, sind heute aber ineffizient und nicht mehr zeitgemäß. „Prozessmapping“ ist eine hilfreiche Methode: Die visuelle Darstellung aller Geschäftsprozesse, beispielsweise in Form von Diagrammen oder Fluss-Charts, verdeutlicht die einzelnen Schritte eines Prozesses und zeigt deren Verbindungen und Abhängigkeiten. Dadurch lassen sich in den Prozessen Bottlenecks und Ineffizienzen identifizieren. So entsteht ein gemeinsames Verständnis der aktuellen Workflows. Auf dieser Basis lassen sich Möglichkeiten zur Optimierung, Digitalisierung und Automatisierung erkennen – denn nur ein guter Prozess kann auch ein guter digitaler Prozess sein.
• Know-how intern/extern
  Spezifisches Fachwissen bezüglich technischer und betriebswirtschaftlicher Aspekte der Prozessdigitalisierung ist nur selten bereits im eigenen Unternehmen vorhanden. Daher unterstützen spezialisierte Anbieter mit dem notwendige Know-how zu Software-Lösungen, Prozessoptimierung und der Realisierung von Digitalisierungsprojekten.
  Überlegen Sie, ob Sie von externer Unterstützung profitieren können und welche Erwartungen Sie an den Dienstleister stellen. Nehmen Sie sich Zeit für ausführliche Gespräche über mögliche Lösungen zu Ihrem individuellen Anwendungsfall. So sparen Sie langfristig viel Zeit und Nerven und holen gemeinsam mit Ihrem Team das Beste aus Ihren Prozessen heraus.
  Damit das Projekt Erfolg hat, müssen alle mitziehen. Veränderung geht oft auch mit Unsicherheit innerhalb der Belegschaft einher. Daher: Binden Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter frühzeitig mit ein, befragen Sie die zukünftigen Key User zu ihren Wünschen, Ängsten, Anforderungen und Kenntnisständen, kommunizieren Sie transparent und regelmäßig – und zeigen Sie, dass das Management voll und ganz hinter dem Digitalisierungsvorhaben steht. Das schafft Vertrauen und motiviert.

Schritt 3: Ressourcen planen

Welche technischen und personellen Bedarfe entstehen durch das Projekt?

Die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie erfordert eine detaillierte Planung der benötigten Ressourcen. Dazu gehören:

Technologie

Damit Ihr Digitalisierungsprojekt auf allen Ebenen erfolgreich verläuft, spielt die Auswahl des passenden Tools eine wesentliche Rolle. Erstellen Sie einen Anforderungskatalog, der alle Funktionalitäten enthält, die Ihre Lösung bieten muss. Gewichten Sie dabei die Punkte nach Relevanz.

Diese Aspekte sollten Sie bei der Entscheidung für eine gewinnbringende Lösung beachten:

• Funktionsumfang: Um optimale Ergebnisse zu erzielen, sollte das Tool genau auf die speziellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sein und so eine effektive Digitalisierung Ihrer Kernprozesse ermöglichen.
• Usability: Damit Ihr Team schnell, effizient und gerne mit der neuen Lösung arbeiten kann, ist eine intuitiv gestaltet Benutzeroberfläche essenziell.
• Integration in vorhandene Systeme: Eine nahtlose Einbindung in Ihre vorhandene IT-Infrastruktur ermöglicht es Ihnen, Ihre Systeme weiterhin optimal zu nutzen. Durch die Einbindung innovativer Funktionalitäten können Sie Ihre Prozesse zudem effektiver gestalten.
• Datensicherheit: Bei der Tool-Auswahl sollten Sie sicherstellen, dass der Datenschutz für Ihre speziellen Anforderungen gewährleistet ist.
• Anpassungsfähigkeit: Ein geeignetes Tool kann sich flexibel an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen und je nach Bedarf mit ihm wachsen.
• Flexibilität: Ein flexibles System ist wichtig, um Prozesse im laufenden Betrieb schnell und unkompliziert anpassen zu können.

Je nach Anforderung bieten sich unterschiedliche Systeme an, beispielsweise vielseitig einsetzbare BPM-Software für Prozessdigitalisierung nach einem simplen Drag-and-drop-Prinzip, ERP-Systeme mit zentraler Datenverwaltung und -analyse, IoT-Technologien für Echtzeitdaten aus Geräten und Maschinen u. v. m. Ein kompetenter Digitalisierungspartner kennt die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Systeme bzw. Tools und hilft Ihnen dabei, die optimale Lösung für Ihre Anforderungen zu finden. 

Nehmen Sie sich Zeit, um die Software-Lösungen intensiv an Ihrem individuellen Anwendungsfall zu testen. In der Testphase (Proof of Concept, PoC) können Sie die Prototypen direkt im laufenden Betrieb erproben und die Anbindung an Ihre bestehenden Systeme klären.

Mitarbeiterkompetenzen

Zur Ressourcenplanung zählt außerdem, das bereits vorhandene Wissen im Team zu ermitteln und zusätzliche personelle Bedarfe abzuschätzen. So können Sie bewerten, inwiefern Sie bestehende Lücken durch Weiterbildungen, Neueinstellungen oder die Zusammenarbeit mit externen Partnern schließen müssen.

Was muss bei der Umsetzung berücksichtigt werden?

In der letzten Phase erfolgt die konkrete Planung und Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahmen. Planen Sie die strukturierte Integration Ihrer Software-Lösung, die Abbildung digitaler Workflows und notwendige Anwender-Schulungen. Überwachen Sie die Leistung kontinuierlich:

• Detaillierter Umsetzungsplan
  Zu einem effektiven Zeitplan gehören klare Fristen und Meilensteine, idealerweise abgebildet in einem Tool für Projektmanagement. Hinzu kommt eine Ressourcenzuweisung von Personal, Technologie und Budget für die verschiedenen Phasen des Projekts. Lohnenswert ist auch ein gewisses Risikomanagement, um potenzielle Stolpersteine und entsprechende Strategien zu identifizieren – bereits ein geringes Zeit-Investment kann hier große Wirkung erzielen.

• Projektüberwachung mit externen Partnern
  Etablieren Sie eine kontinuierliche Beurteilung der Leistung und Effektivität der eingesetzten Technologien und Dienstleistungen im Hinblick auf die Projektziele. Die kontinuierliche Abstimmung mit externen Partnern stellt sicher, dass das Projekt den Anforderungen hinsichtlich Qualität und Zielsetzung entspricht und im Zeitplan bleibt. Durch entsprechendes Monitoring und Reporting können Sie die Leistung in Bezug zu den definierten KPIs messen.
• Mitarbeiterschulungen & Change Management
  Organisieren Sie Trainings und Workshops, um Ihr Team mit den neuen Technologien vertraut zu machen – denn so versetzen Sie Ihre Mitarbeitenden in die Lage, diese effektiv zu nutzen. Eine große Bedeutung kommt auch der internen Kommunikation zu: Die regelmäßige Information der Mitarbeitenden über den Fortschritt und die Ziele des Projekts nimmt Unsicherheiten und fördert einer positive Einstellung gegenüber den Veränderungen.
  Bleiben Sie flexibel und reagieren Sie auf Feedback, Leistungsdaten und neue Bedingungen. Digitalisierung ist ein laufender Prozess und versetzt Sie in die Lage, sich schneller an Marktveränderungen anzupassen – und so wirklich innovativ und wettbewerbsfähig zu sein.

Tiefgreifende Digitalisierung in Unternehmen ist ein vielschichtiges Projekt. Die Umsetzung ist jedoch deutlich weniger komplex, als gelegentlich vermittelt oder angenommen wird. Mit einem planvollen, strukturierten Vorgehen können Sie das Projekt in sinnvolle – und gut realisierbare – Abschnitte unterteilen. Den wichtigsten Schritt sind Sie als Leser dieses Leitfadens ohnehin schon gegangen: nämlich die unbedingte Notwendigkeit zu erkennen, sich digital und zukunftsfähig aufzustellen und wertvolles Potenzial nicht länger ungenutzt zu lassen.

Haben Sie Fragen zu Digitalisierung im Unternehmen oder möchten spezifische Anforderungen für Ihr Geschäftsmodell besprechen? Unser Digitalisierungsteam berät Sie gerne!