Projektmanagement konsolidiert und leistungsfähiger: monday.com löst bei Natsana GmbH Excel & Co. ab

Die Natsana GmbH ist ein Unternehmen für natürliche Nahrungsergänzungsmittel und vereint mit natural elements, Nature Love und Feel Natural drei der stärksten Marken Deutschlands. Das Unternehmen beschäftigt mehr als 150 Mitarbeiter:innen und hat seinen Sitz in Monheim am Rhein. Der Umsatz liegt im hohen zweistelligen Millionenbereich.

Vor der Suche nach einem neuen Projektmanagement-Tool nutzte die Natsana GmbH für das Management ihrer Projekte Asana und Excel; weil beide Lösungen nicht nahtlos zusammenarbeiten, keimte im Lauf der Zeit der Wunsch nach einer integrierten und damit übersichtlicheren Lösung. Diese sollte auch die Effizienz steigern und mehr Funktionen bieten, insbesondere im Bereich Automatisierungen. Zudem sollte – gerade mit Hinblick auf Excel – die Performance verbessert werden.

Mit diesen Anforderungen im Gepäck machte sich das Unternehmen auf die Suche nach einer Alternative. Das mit der Aufgabe betraute Team wurde über das eigene berufliche Netzwerk auf monday.com aufmerksam. Es entschied sich nach ersten Gesprächen mit monday.com und Partner MicroNova im Herbst 2021, einen Versuchslauf zu starten – auch weil wegen der einfachen Lizenzierung im Anschluss direkt eine dauerhafte Fortführung der kostenlosen zweiwöchigen Testversion möglich war.

Federführend bei der Einführung von monday.com als „Work OS“ für die Natsana GmbH waren Morris Lange, Manager im Bereich Organisationsentwicklung, und zehn weitere Mitarbeiter aus seinem Team.

Den Test von monday.com hat das Team überlegt vorbereitet und dabei zunächst einige Key-User definiert, die ab Januar 2022 teilweise intern, teilweise durch MicroNova nach dem Train-the-Trainer-Prinzip geschult wurden. Der operative Einsatz begann in Morris Langes Abteilung, ehe weitere Key-User eine Schulung erhielten und monday.com in ihren Teams etablierten – reibungslos dank des nahtlosen Übergangs vom Test zum Live-Betrieb.

Über eineinhalb Jahre haben so 160 User wie geplant ihren Account mit Enterprise-Lizenz erhalten. Inzwischen setzen alle Abteilungen auf monday.com: Natsana plant und steuert teaminterne und ‑übergreifende Prozesse und Projekte samt zugehöriger Kommunikation, strategische Themen sowie viele Abläufe des Tagesgeschäfts. Dabei hilft auch die Integration des ebenfalls genutzten Tools Jira. Die „Private Workspaces“ des Enterprise-Account tragen dabei zum Schutz sensibler Daten bei.

Und auch die Entlastung von sich wiederholenden Tätigkeiten wurde berücksichtigt: Die gewünschten Automatisierungsfunktionen nutzt Natsana, um etwa vorlagenbasiert neue Projektansichten zu erstellen. Hinzu kommen Standard-Automatisierungen wie das regelbasierte Verschieben von Inhalten.

Der Einsatz von monday.com hat viele Aspekte des Projektmanagements bei Natsana verbessert und dabei eine nahtlose, direkte Kommunikation in und zwischen den Teams ermöglicht. „monday.com ist für uns erfolgreich zu einem ‚Single-Point-of-Truth‘ rund um das Projektmanagement geworden“, führt Lange weiter aus. Strukturen seien transparenter, die Planung allgemein verbessert und Prozesse noch klarer gestaltet worden, was gerade bei Großprojekten ein unschätzbarer Mehrwert für das Unternehmen sei.

Die Verbesserungen liegen dabei auch im Detail. So hat Natsana eine signifikante Zahl von Abläufen untereinander direkt verbunden; über die einfache Vorgehensweise und visuelle Darstellung kann das Unternehmen Projektfortschritte, Budget, Team-Kapazitäten und vieles mehr präzise verfolgen und verstehen. Die Automatisierungen, aus Langes Sicht extrem hilfreich, finden Monat für Monat 1.000-mal Verwendung; sie vereinfachen insbesondere zuvor komplett manuell abgebildete Standard-Absprachen.

Die Entscheidung, von Asana und Excel zu monday.com als einem zentralen, integrierten Tool zu wechseln, hat sich damit für Natsana voll und ganz gelohnt: Das Team profitiert wie gewünscht von deutlich mehr Funktionen, direkter Kommunikation und höherer Benutzerfreundlichkeit. Und weil das bisher Erreichte so überzeugt, erfolgte bereits kurz nach der ersten großen Implementierungs-Welle der nächste Schritt: eine verbesserte Kapazitätsplanung für die Führungskräfte.

Abschließend hält Lange fest: „Wir sind mit monday.com sehr zufrieden. Das Tool hält, was es verspricht: nahtloses, integriertes Projektmanagement, als zentraler Anlaufpunkt, auf einer zentralen Plattform.“ Diese Vorteile konnte Natsana realisieren, weil das Unternehmen die Bedeutung einer leistungsstarken Steuerung von Projekten und der damit verbundenen Zusammenarbeit der Menschen in den Teams erkannt hat – und Systembrüche gemeinsam mit MicroNova konsequent beseitigen konnte.

Natsana GmbH - Fakten:

• Branche: Lebensmittel
• Mitarbeiter: ca. 150
• Hauptsitz: Monheim am Rhein
• Gründung: 2019
• Umsatz: > 80 Mio. Euro (2022)
• https://natsana.com/

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