Effizienteres Projektmanagement bei Almdudler: monday.com unterstützt bei Personalmanagement & digitaler Transformation

Almdudler ist die österreichische Limonade par excellence. Seit 1957 hat sie sich im Laufe der Jahre zu einem der beliebtesten und bekanntesten Getränke in Österreich und darüber hinaus entwickelt. Das zugehörige Familienunternehmen mit gleichem Namen befindet sich im Besitz von Michaela und Thomas Klein.

Almdudler legt großen Wert darauf, dass sein Team über optimale Arbeitsbedingungen verfügt – auch bei den Prozessen und der Software-Ausstattung. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, gibt es eigens das Team „Organisationsentwicklung & Digitale Transformation“. Es hat es sich zum Ziel gesetzt, die Mitarbeitenden mit einer strukturierten, toolbasierten Herangehensweise dabei zu unterstützen, ihr persönliches Potenzial weiter zu entfalten und die dafür notwendigen Ressourcen zu schaffen – um so letztlich das gesamte Unternehmen erfolgreicher zu machen.

Mit diesem Anspruch hat sich Almdudler im Februar 2022 auf die Suche nach einer Lösung gemacht, um das Projektmanagement weiter zu professionalisieren. Das Ziel war es, bei diesem Thema eine einheitliche Herangehensweise für das ganze Unternehmen zu ermöglichen. Denn zuvor hatten jedes Team und jede Abteilung die Planung bzw. Abläufe auf ihre eigene Weise organisiert und gesteuert – von Excel bis zum Notizbuch. Das passte weder zum generell wachsenden Maß an Digitalisierung bei Almdudler noch zum Qualitätsdenken.

Bei der Suche nach einer passenden Lösung stieß Christina Eberling, Organisationsentwicklung & Digitalisierung, und das Projektteam bei einer Online-Recherche unter anderem auf die Projektmanagement-Lösung monday.com. Da sowohl die Funktionen als auch das „Look & Feel“ des „Work OS“ von Anfang an einen positiven Eindruck machten, kam es schnell in die engere Wahl. Auch im weiteren Evaluationsprozess überzeugte monday.com.

Nach dem eindeutigen Ergebnis der Evaluation war die Entscheidung für monday.com schnell gefallen. Für die Einführung des „Work OS“ – denn letztlich ist monday.com ein Betriebssystem für die operative Arbeit – hat Almdudler ein vierköpfiges Projektteam gebildet. Seine erste Aufgabe war es, zunächst nochmals detailliert alle Anforderungen im Hinblick auf die abzubildenden Abläufe etc. zusammenzustellen und die Ergebnisse anschließend mit der Geschäftsführung und den Bereichsleitungen abzustimmen. Schon vor der Beschaffung waren bereits Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eng eingebunden, um von Anfang an eine hohe Akzeptanz bei der Nutzung zu erreichen – erfolgskritisch für die Einführung jedes neuen Tools.

Nach Abschluss dieser Vorarbeiten erfolgten der Kauf und die Implementierung von monday.com. Die Einführung des Work OS dauerte von der Tool-Auswahl bis zur Erstschulung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter etwa vier bis sechs Monate. „Über den ganzen Zeitraum der Implementierung standen wir in engem Kontakt mit dem monday.com-Team von MicroNova, das uns stets überaus kompetent beraten hat. Wir haben uns von Anfang an sehr wohl gefühlt, auch, weil wir den Rückhalt des Herstellers für seine Partner bemerkt haben“, beschreibt Christina Eberling die Zusammenarbeit mit dem deutschen monday.com-Partner MicroNova.

Inzwischen bildet Almdudler zahlreiche unterschiedliche Prozesse mit dem neuen Projektmanagement-Tool ab, innerhalb einzelner Teams und auch übergreifend sowie auf Ebene der Mitarbeitenden. Dabei kommen auch Automatisierungen zum Einsatz, etwa bei der Verschiebung erledigter Aufgaben in eine entsprechende Gruppe. Zu den Aufgaben, für die das kollaborative Work OS bei dem Getränkehersteller zum Einsatz kommt, zählt zum Beispiel die Abbildung von Projekten im Team sowie deren Management durch die Verantwortlichen.

Sehr beliebt ist das Tool bei vielen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen auch, um jederzeit den Überblick über ihre persönlichen To-dos zu behalten. Ein weiterer Vorteil: Selbst unternehmensübergreifende Prozesse – von der Organisation von Teambuilding-Veranstaltungen bis zu Vertriebsabläufen – kann Almdudler mit monday.com jetzt deutlich effizienter und benutzerfreundlicher abbilden.

Da monday.com kontinuierlich weiterentwickelt wird, stehen den nutzenden Unternehmen und seinen Teams auch ständig neue Funktionen zur Verfügung. Dazu zählt zum Beispiel monday.com docs, das kurz nach Beginn des Einsatzes des Work OS bei Almdudler vorgestellt worden war. Als direkt integrierte Alternative zu den ebenfalls browserbasierten Google Docs lassen sich seit diesem Zeitpunkt textbasierte Dokumente direkt im Work OS noch einfacher gemeinsam erstellen und bearbeiten – eine Option, die auch einige Teams bei Almdudler bereits nutzen.

Ein besserer Überblick über den jeweiligen Aufgabenstatus und die zugehörigen Deadlines sowie insgesamt transparentere Prozesse zählen zu den Erfolgen, die Almdudler durch den Einsatz von monday.com erreichen konnte. Diese resultieren wiederum in mehr Klarheit bei der dadurch reibungsloseren Zusammenarbeit – das hat zu einer spür- und messbaren Zeitersparnis geführt. Als besonders hilfreich haben sich dabei die tief in das Tool integrierten Kollaborationsmöglichkeiten erwiesen: So lassen sich Personen beispielsweise per Tagging direkt in Aufgaben markieren, wodurch ihnen diese eindeutig zugewiesen werden. Zudem können Chat-Nachrichten auf Aufgaben-Ebene direkt in den Projekten ausgetauscht werden, wodurch die gesamte Kommunikation an einer zentralen Stelle gebündelt und jederzeit nachvollziehbar ist.

Durch die Implementierung von monday.com hat Almdudler somit in zwei großen Themenblöcken entscheidende Verbesserungen im Unternehmen erreicht: bei der Optimierung der Bearbeitung der Prozesse und der Zusammenarbeit. Dieses positive Ergebnis ist auch deswegen eingetreten, weil – mit Ausnahme des Außendienstes – inzwischen alle Abteilungen monday.com bei ihrer täglichen Arbeit verwenden. Das belegt auch eindrucksvoll die hohe Akzeptanz bei der Belegschaft und die Sinnhaftigkeit, das Team von Anfang an „abzuholen“. Die intuitive Bedienung hat ebenfalls zur positiven Resonanz der User beigetragen.

Darüber hinaus war eines der Kernziele von Almdudler, eine einheitliche Herangehensweise an das unternehmensinterne Projektmanagement zu finden – das ist gelungen, wie Christina Eberling bestätigt: „Wir haben auf jeden Fall erreicht, was wir uns vorgenommen hatten. Unsere Teams arbeiten koordinierter und strukturierter zusammen, einfach, weil sie jetzt eine einheitliche Lösung mit klaren Leitlinien haben – innerhalb derer größtmögliche Bewegungsfreiheit herrscht. Wenn es vor Projektstart ein wenig Projektmanagement-Dschungel gegeben hat, verfügen wir jetzt über ein sehr hilfreiches Navigationssystem, mit dem wir schneller und zufriedener von A nach B kommen.“

Der erfolgreiche Einsatz von monday.com steht für Almdudler somit außer Frage. Insofern verwundert es nicht, dass das Team bereits über eine Erweiterung des Aufgabenbereichs nachdenkt: Für die Zukunft plant das Unternehmen bereits, auch das gesamte Vertriebsteam an Bord zu holen – für noch mehr Transparenz und noch engere Zusammenarbeit über wirklich alle Abläufe im Unternehmen hinweg. Oder anders gesagt: für erfolgreiches Projektmanagement, ganz ohne Dschungel.

Almdudler Limonade A. & S. Klein GmbH & Co KG - Fakten:

• Branche: Lebensmittel
• Mitarbeiter: ca. 75
• Hauptsitz: Wien
• Gründung: 1957
• https://almdudler.com

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