Ihre effiziente Projekt-Roadmap für die Jahresplanung

So bringen Sie Ihre Projekt-Roadmap mit monday.com Work OS zum Laufen

Projekt-Roadmaps zählen zu den grundlegenden Instrumenten, um Kolleginnen und Kollegen, Stakeholder sowie Führungskräfte zu informieren und „an Bord zu holen“. Jenseits der – ebenfalls wichtigen – Details geht es dabei um den Überblick, das große Ganze. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten, die Projekt-Roadmaps bieten, und wie Sie eine solche mit monday.com einfach und schnell erstellen können.

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Was ist eine Projekt-Roadmap? Und warum ist sie kein Projektplan?

Eine Projekt-Roadmap ist eine kompakte grafische Übersicht, die Ziele und Leistungen auf einer Zeitachse darstellt. Sie ist eine überaus nützliche Methode, um die Erwartungen der Beteiligten zu steuern und gleichzeitig die Ziele und den Plan des Projekts mit anderen Teams zu teilen. Mit einer Roadmap erhalten demnach alle Beteiligten, Stakeholder inklusive, eine bessere Vorstellung vom Projektumfang und von möglichen Herausforderungen.

Eine Projekt-Roadmap ist leicht mit einem Projektplan zu verwechseln. Der Hauptunterschied zwischen den beiden besteht im Detailgrad: Eine Projekt-Roadmap bleibt auf hohem Niveau, während ein Projektplan granulare Details enthält. Eine Roadmap erklärt also das Warum, Wer und Wann, während ein Plan das Wie beschreibt.

Was sollte eine Projekt-Roadmap enthalten?

Eine Projekt-Roadmap bietet einen strategischen Überblick über die wichtigsten Elemente des Projekts: Ziele, Meilensteine, Leistungen oder „Deliverables“, Ressourcen sowie ein Zeitplan und Pfadabhängigkeiten.

Zielsetzungen: Sie ergeben sich aus den Antworten auf die Fragen „Was ist das Ziel dieses Projekts?“ und „Wie sieht der Erfolg aus?“
Meilensteine: Sie sind im Grunde hypothetische Termine für die wichtigsten Ereignisse, Zwischenschritte oder Leistungen des Projekts, wie z. B. kritische Liefertermine.
Deliverables: Dies beschreibt alle Ergebnisse – materielle oder immaterielle – im Rahmen eines Projekts in jeder Phase.
Ressourcen: Was und wie viel davon wird für das Projekt benötigt – Budget, Teamstärke bzw. Teammitglieder, Technologien, Lizenzen, Räume etc. fallen darunter.
Zeitplan: Im Rahmen eines Projektfahrplans geht es statt tagesgenauer Planung um eine grobe Übersicht über Beginn und Ende der Initiativen, häufig dargestellt über ein Gantt-Diagramm.
Pfadabhängigkeiten: Geben Sie alle Beziehungen an, die sich auf die Ausführung der wesentlichen Leistungen und Aktivitäten auswirken.

Tipp: Nutzen Sie monday.com Vorlagen in frühen Projektphasen

Sie können eine Roadmap erstellen, selbst wenn noch nicht alle Daten bzw. Termine für die frühen Phasen der Projektinitiierung vorhanden sind. In diesem Fall ist es besonders ratsam, die monday.com-Vorlage zur Projektübersicht zu verwenden; in ihr lässt sich die Anzahl der Wochen oder Monate darstellen, anstatt dedizierte Daten einzugeben.

Roadmap und Plan in monday.com

Wie oben beschrieben, sind Projekt-Roadmap und Projektplan zwei Paar Schuhe. Diese Unterschiede spiegeln sich entsprechend in den Vorlagen bzw. Möglichkeiten im monday.com Work OS . Wichtig für Anwender: Beides lässt sich einfach und umfänglich abbilden.

monday.com Vorlage für eine Projekt-Roadmap

Wir starten mit der Vorlage für eine Projekt-Roadmap, beginnend mit den Grundlagen. So ist sichergestellt, dass Sie sich auf die entscheidenden Fakten konzentrieren können, die im Grunde für jedes derartige Dokument relevant sind.

monday.com Vorlage für eine Projektplanung

Demgegenüber deckt die Projektplanungsvorlage feinere Details ab, die so auch nicht in der Roadmap enthalten sind. Dazu zählen insbesondere:

Dedizierte Aufgaben
Freigabeprozesse (interne oder die des Kunden)
Potenzielle Probleme und Risiken
Inhalte der einzelnen Phasen

So erstellen Sie eine erfolgreiche Projekt-Roadmap

Bevor Sie Ihre Projekt-Roadmap erstellen, geht es zunächst an einige Vorarbeiten. Schauen wir uns die ersten beiden Schritte an:

1. Schreiben Sie einen Business Case

Für eine Roadmap zählen in einem Unternehmen die zentralen Informationen. Beschreiben Sie das Projekt und begründen Sie, warum Sie es in Angriff nehmen. Skizzieren Sie die Vorteile, Kosten und Risiken. Es handelt sich um eine High-Level-Analyse, die zum Ziel hat, zunächst die Zustimmung der relevanten Personen einzuholen.

Wenn Sie Ihren Business Case noch nicht ausgearbeitet haben, bietet Ihnen monday.com auch dafür eine entsprechende Vorlage, nämlich die für einen Projektvorschlag.

2. Schreiben Sie eine Projekt-Charta

Nachdem Sie „Ihr“ grundsätzliches grünes Licht erhalten haben, geht es an eine Charta. Sie umreißt die wichtigsten Punkte des Projekts, z. B. die Meilensteine und Leistungen, zentrale Beteiligte, Annahmen, den Zeitplan und die Ressourcenzuweisung – erkennbar wichtige Bausteine auf dem Weg zur Roadmap.

Generell gilt: Alle Informationen, die Sie für Ihre Roadmap benötigen, sind wahrscheinlich bereits in Business Case und Charta enthalten. Sobald Sie also diese beiden Dokumente zusammengestellt haben, können Sie Ihre visuelle Roadmap erstellen.

3. Beginnen Sie unter Zuhilfenahme einer Vorlage

Wenn Sie Ihre Roadmap anhand einer Vorlage erstellen, sparen Sie Zeit – und stellen gleichzeitig sicher, dass Ihre entsprechenden Dokumente einheitlich und professionell aussehen. Werfen Sie doch einen Blick auf die Vorlage für die Projekt-Roadmap.

4. Geben Sie die wichtigsten Projektinformationen ein

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Projekt-Roadmap mit den oben erwähnten Daten zu füllen. Dazu gehören:

Die Ziele für Ihr Projekt (zusammen mit den potenziellen Risiken)
Den Nutzen oder die potenzielle Kapitalrendite (ROI) für das Erreichen dieser Ziele
Einen übersichtlichen Zeitplan mit dem gesamten Projektumfang und den voraussichtlichen Lieferterminen
Arbeitsabläufe für jedes der an dem Projekt beteiligten Teams; Marketing, IT, Vertrieb usw.
Übergeordnete Aktivitäten, die abgeschlossen werden müssen; Erinnerung: Es geht an dieser Stelle um allgemeine wöchentliche/monatliche Aufgaben, nicht um tägliche.
Definierte Projektmeilensteine wie die Finanzierung, Suche nach einem Anbieter/Vertrag, Fertigstellung des Codes usw.

5. Zusammenarbeit mit den Beteiligten

Selbst wenn Sie „nur“ Informationen aus einer vorab freigegebenen Charta nutzen: Nehmen Sie bei der Erstellung des Fahrplans Ihre wichtigsten Interessengruppen ins Boot. Holen Sie ihren Rat ein. Sie können Ihnen helfen, etwaige Lücken zu füllen. Sie können andere Sichtweisen einbringen. Und sie können im besten Fall im Voraus ihre Zustimmung zu Ihren Vorhaben geben.

Die ausgeprägten Möglichkeiten von monday.com für kollaboratives Arbeiten sind natürlich auch für jede Art von Roadmap hilfreich – vom Produkt bis zum Bauvorhaben lassen sich entsprechende Inhalte einfach und sicher mit anderen teilen und je nach Rechtevergabe auch bearbeiten.

6. Aktualisieren, aktualisieren, aktualisieren

Projekte ändern sich ständig. Das gilt insbesondere, wenn Sie einen agilen Ansatz verfolgen. Demnach können auch in einem Übersichtsdokument wie der Roadmap Anpassungen erforderlich sein, etwa um Änderungen an Zeitplänen, Ressourcen, Meilensteinen und Abhängigkeiten zu berücksichtigen. An dieser Stelle spielt das Work OS von monday.com erneut seine Stärken aus – es ist viel weniger zeitaufwändig, mühsam und fehleranfällig als eine Roadmap auf Papier oder in einer Tabellenkalkulation. So finden sich unter anderem folgende Features bereits nahtlos integriert in monday.com:

Projektfreigaben: Teams können mit standardisierten Formularen genau die Informationen sammeln, die für effiziente, optimierte Projektvorschläge und Arbeitsanforderungen nötig sind. All diese Daten werden einem Board hinzugefügt. Dort lassen sich mit Hilfe von Automatisierungen und Statusmeldungen die Freigabeprozesse beschleunigen.
Projektplanung: Teammitglieder können Verantwortliche und Mitwirkende zuweisen, klare Fristen setzen und den Status einzelner Projekte verfolgen. Teams können außerdem in jeder Phase den Projektumfang, das Budget, die Meilensteine, die Abhängigkeiten, die Baseline, die Beteiligten und vieles mehr verwalten.
Portfolio-Verwaltung: Teams können sich einen Überblick verschaffen, indem sie Daten aus allen Projekten über verschiedene Programme hinweg in einer übergeordneten Dashboard-Ansicht zusammenfassen. Die Teams können auch sofort Budgets, Zeitpläne, tatsächliche Kosten, Risiken und Fortschritte miteinander verbinden, um Engpässe und Trends zu erkennen.
Dokumentenerstellung: Mit monday.com „workdocs“ können Sie noch schneller vorankommen, indem Sie Ihre eigenen Dokumente direkt in der Plattform erstellen – fügen Sie dort direkt von Ihrem Arbeitsbereich aus Texte, Bilder, Tafeln und Dashboards hinzu.

Bringen Sie Ihre Projekt-Roadmap mit monday.com Work OS zum Laufen

Roadmapping kann ein entscheidender Schritt sein, um den Status quo und die weitere Marschroute festzustellen. Ebenso lassen sich so Kunden und Stakeholder an Bord holen.

Damit Ihre Projekt-Roadmap erfolgreich ist, muss sie flexibel, anschaulich und leicht zu vermitteln sein. Das gelingt besonders gut durch den Einsatz einer leistungsstarken Projektmanagement-Software wie monday.com. Holen Sie das Maximum aus Ihrer Lizenz heraus und entdecken Sie die Projektplanvorlage für Ihr nächstes Vorhaben.