Projektbudgets mit monday.com steuern

Ein erfolgreiches Vorhaben muss in Sachen Projektmanagement drei Hauptkriterien standhalten: termingerechte Fertigstellung sowie Einhaltung von Umfang und Budget. Eine gute Kalkulation ist damit einer der Schlüssel zum Erfolg. Das gelingt nicht immer, wie die Studienreihe „The State of Project Management“ von Wellingtone zeigt. Gemäß der Erhebungen der im Vereinigten Königreich ansässigen Management-Beratung lagen 2021 nur 34 Prozent der Vorhaben immer oder meistens innerhalb des Budgets; dieser Wert ist damit nochmals deutlich niedriger als die 43 Prozent des Vorjahres.

Falls in Ihrem Unternehmen ähnliche Abweichungen zwischen Ist und Soll vorliegen, möchten wir Sie ermutigen, neue Ansätze für Ihre Budgetplanung in Betracht zu ziehen. Ist es Ihnen bei vergangenen Projekten schwer gefallen, Ihr Budget einzuhalten? Setzen Sie noch auf Excel für Ihre Budgetplanung? In diesem Fall ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um neue Methoden auszuprobieren: Unser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung eines effektiven Projektbudgets – samt praktischer Tipps, die Sie sofort umsetzen können.

In unserem Beitrag erklären wir, was genau ein Projektbudget ist und warum es für den Projekterfolg so wichtig ist. Wir erläutern, welche Kosten in ein Projektbudget einfließen und mit welchen fünf Schritten Sie ein effektives Budget erstellen und verwalten können. Besonderes Augenmerk legen wir auf die Bedeutung einer genauen Kalkulation vor Projektbeginn, um den Aufwand für spätere Änderungen zu minimieren.

Wussten Sie, dass monday.com eine umfangreiche Bibliothek an Vorlagen zur Verfügung stellt? Speziell für Marketing-Kampagnen können wir Ihnen beispielsweise diese praktische Vorlage empfehlen, um Ihre Ausgaben zu verwalten und übersichtlich darzustellen.

Möchten Sie von den Vorteilen der Nutzung von monday.com bei der Budgetplanung profitieren? Benötigen weitere Informationen zu monday.com? Kontaktieren Sie uns! Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.

Das Projektbudget enthält die Gesamtkosten für alle Aufgaben, Aktivitäten und Materialien, die für ein Vorhaben von den ersten Planungen bis zum Abschluss anfallen. Die enthaltenen Zahlen dienen allen Stakeholdern als Richtwert bei der Herstellung und Lieferung beigeordneter Leistungen. Das zugehörige Dokument gibt Auskunft, wie der entsprechende Geldbetrag letztlich investiert wird.

Indem sie genau festlegen, wie das Projektteam das Budget auf die einzelnen Posten – also Aufgaben und Aktivitäten – verwenden soll, können Manager und Stakeholder die Kosten besser verfolgen und kontrollieren. Daher sollten Projektbudgets vor dem Start eines Vorhabens festgelegt werden. Das gilt umso mehr, als eine nachträgliche Änderung und insbesondere Erhöhungen in einigen Fällen zumindest nicht ohne Weiteres möglich sind.

Um den genannten Anforderungen gerecht zu werden, gehören zu Projektbudgets in der Regel detail- und damit umfangreiche Dokumente. Empfehlenswert sind diverse Kostenkategorien, insbesondere für Löhne, Materialien, Transport & Logistik, Recherche & Vorbereitung, externe Dienstleister, sowie Schulung und administrativer Aufwand. Je nach Anforderung und Unternehmen lassen sich diese Kategorien unterschiedlich gewichten.

Projektbudgets sind mehr als Zahlenwerk – sie sind ein wichtiges Mittel der Kommunikation. Sie fördern die Transparenz zwischen dem Projektteam und den wichtigsten Stakeholdern. Projektbudgets sind ein Spiegel des Fortschritts und des Erfolgs eines Vorhabens, da sie den Verbrauch der Gelder im Verlauf der Arbeiten wiedergeben.

Projektbudgets helfen mit diesem Beitrag zur Transparenz zudem, die Finanzierung zu sichern. Sie helfen Unternehmen, effizient vorzugehen, da sie die frühzeitige Kostenplanung erfordern. Sie geben durch die Bereitstellung historischer Übersichten außerdem Aufschluss über wahrscheinliche zukünftige und tatsächliche Kosten. Letztlich gilt: Nur wer sein Budget kennt, kann es zielführend einsetzen – und dafür muss es zunächst präzise aufgestellt werden.