Korntex: optimierte Arbeitsabläufe und mehr Effizienz mit monday.com

Seit der Gründung 2007 hat sich Korntex® auf Herstellung und Verkauf von Arbeits- und Berufsbekleidung spezialisiert. Das Unternehmen ist als Marktführer für Warnwesten in Deutschland etabliert. Das Sortiment umfasst außerdem eine große Anzahl verschiedener Warnbekleidung und Accessoires sowie Berufsbekleidung. Damit bedient Korntex seine Kunden hauptsächlich in Europa, aber auch in anderen Regionen weltweit. Korntex hat aktuell 30 Mitarbeiter am neuen Standort in Fellbach.

Wie viele andere Unternehmen auch sah sich Korntex während der COVID-19-Pandemie plötzlich mit geschäftskritischen Herausforderungen konfrontiert: Abläufe, die zuvor im Büroalltag nahtlos funktionierten, mussten nun vom Homeoffice aus stattfinden oder zumindest gesichert kontaktlos vonstattengehen. Doch wie sollten beispielsweise die fälligen Rechnungen auf diese Weise freigegeben werden? Ein digitaler Prozess war nötig und musste innerhalb kürzester Zeit realisiert werden. Doch dafür fehlte im Unternehmen zu diesem Zeitpunkt das richtige Tool.

Marc Krämer, Prokurist von Korntex, beschreibt die Situation: „Was früher etablierter Büroalltag war, mussten wir über Digitalisierung regelrecht neu erfinden. Wir hatten zunächst überlegt, Dokumente zu hinterlegen und abwechselnd vor Ort zu sein. Doch wir haben sehr schnell begriffen: Das kann keine echte Lösung sein und muss besser gehen.“ Der zeitliche Druck war groß. Dennoch stellte Korntex sicher, dass sich das künftige Tool auch für die digitale Transformation weiterer Prozesse eignete.

Denn die nächsten Herausforderungen waren klar, ehe der Rechnungs- bzw. Buchhaltungsprozess digitalisiert werden konnte: Insbesondere bei Importen aus Asien sorgten komplexe Logistikabläufe für Herausforderungen. Bis zu diesem Zeitpunkt hatte Korntex die Zollpapiere, Frachtsendungen und Lagerbewegungen aufwändig über Excel-Listen koordiniert. Ein früherer Kollege hatte bereits die Suche nach einem Tool aufgenommen – und war auf monday.com gestoßen. Somit konnte Marc Krämer bei besagter Digitalisierung des Rechnungsprozesses direkt in medias res gehen.

Zunächst galt es, rasch ein Board für die Digitalisierung der Rechnungsfreigabe zu erstellen und auszurollen. Die Lizenzierung war zuvor schnell und einfach zwischen ihm und dem zuständigen Consultant bei monday.com-Partner MicroNova geklärt worden; dieser konnte zudem wertvolle Tipps bei der Gestaltung des Boards geben und gemeinsam mit Marc Krämer bereits Optimierungsmöglichkeiten erarbeiten.

Parallel startete Korntex die Digitalisierung der Frachtsendungen. Die Basis bildete ein weiteres monday.com-Board. In ihm sind die relevanten Strukturen für Zollpapiere, Lager und Versand abgebildet. Dabei galt es, Ausnahmen zu beachten, etwa länderspezifische Abrechnungs-Modalitäten – eine direkte Verknüpfung also zum Rechnungs-Prozess. Die neue digitale Frachtsendungsliste löste die Excel-Dokumente ab und konsolidierte deren Inhalte. Für die Digitalisierung der Zahlungsfunktion kommen die kollaborativen Möglichkeiten von monday.com zum Einsatz, indem das zuständige Team-Mitglied per Tagging zum entsprechenden Zeitpunkt eingebunden wird.

Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor für die digitale Transformation: die Integration intelligenter Automatisierungen. Sie werden zum Beispiel über vordefinierte Dropdown-Listen und Label ausgelöst. Auf diese Weise konnte Korntex vorhandene Abläufe effizienter gestalten. Zudem ließen sich neue Services einrichten. „Als die ersten Ergebnisse sicht- und spürbar waren, entstanden schnell Ideen für weitere Prozesse und Boards. Auch dank der Hilfe von MicroNova. Die Erfahrung aus vielen solcher Projekte machte sich sehr positiv bemerkbar“, ergänzt Marc Krämer.

Die Covid-Pandemie war somit Auslöser für Korntex, die wichtigsten Unternehmensprozesse zu digitalisieren. Für die Größe und Anforderungen hat sich monday.com hierbei als ideales Instrument erwiesen: Es verfügt über alle relevanten Funktionen, lässt sich kollaborativ verwenden und überdies relativ simpel aufsetzen sowie nutzen. Die Kernprozesse konnte Marc Krämer mit seinem MicroNova-Ansprechpartner innerhalb von zwei Monaten vollständig digitalisieren.

Die digitalisierten Abläufe sind für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch einfacher: Im Rechnungs-Board werden die Dokumente hochgeladen und durch das erwähnte Tagging direkt verknüpft. Dieser Vorgang hatte früher eine Menge manuelle Sucharbeit erfordert. Automatisierungen helfen dem Controlling, zum Monatsende Stichtagsbewertungen für die „schwimmenden“ Waren durchzuführen; diese Informationen lassen sich auch für den Zoll nutzen. Dank hinterlegter Stammdaten kann die Buchhaltung automatisch die passenden Lieferanten samt Zahlungskonditionen ziehen.

„Früher hat der Vertrieb bei jeder Bestellung manuell einen Lieferschein erstellt. Dieser ging auch an externe Bedruckungs-Partner. Alles manuell, alles einzelne Mails. Nun genügt die Auslösung einer Automatisierung. Alles wird einmal zentral angelegt, alle Beteiligten – auch Externe – werden informiert, alles ohne Mail“, erklärt Marc Krämer die Effizienzgewinne an einem Beispiel. Bei den Frachtsendungen stellen Automatisierungen dem Vertrieb jederzeit aktuelle Informationen über den Waren- und Bestellstatus bereit. Von diesen Daten der erfolgreichen digitalen Transformation profitiert auch das Lagerteam.

Laut Marc Krämer überzeugte die intuitive Bedienung auch anfänglich skeptische Team-Mitglieder, sodass diese letztlich eigene Ideen für weitere Optimierungen einbrachten. Dank einfacher Nutzung und Anpassungsmöglichkeiten plant Korntex zudem die Einbindung weiterer Bereiche wie HR. Dabei hat sich Marc Krämer vorgenommen, neue Stakeholder noch früher einzubeziehen – so seien diese seiner Erfahrung nach nochmals motivierter. Er bilanziert: „Ohne MicroNova würde es diese Lösung nicht geben. Wir haben bei Null gestartet. Das MicroNova-Team hat dabei geholfen, Wege und Vision zu skizzieren. Auf so manches wären wir gar nicht gekommen.“

Korntex GmbH - Fakten:

• Branche: Textil- und Bekleidungsindustrie
• Mitarbeiter: ca. 30
• Hauptsitz: Fellbach bei Stuttgart
• Gründung: 2007
• https://www.korntex.de/

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