„Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht, wir kümmern uns schnellstmöglich um Ihr Anliegen“ – so oder ähnlich verlaufen viele Telefonanfragen im Vertrieb, wenn das Team gerade im Kundentermin ist oder der Anruf außerhalb der Geschäftszeiten eingeht.

Bisher mussten die hinterlassenen Mailbox-Nachrichten abgehört und die Informationen in den Nachrichten manuell dokumentiert werden – ein zeitaufwändiger Prozess, der wertvolle Ressourcen gebunden hat. Eine einfache, aber effektive KI-Funktion schafft hier Abhilfe: MicroNova setzt auf eine optimierte KI-Lösung, die Sprachnachrichten automatisch in Textform bringt und so für effizientere Abläufe sorgt.

Audio-Dateien mit KI automatisch transkribieren: So funktioniert’s (H2) Viele moderne Telefonsysteme bieten die Funktion, Voicemails als Audio-Dateien direkt per E-Mail an Empfänger weiterzuleiten. Die automatisierte Transkription dieser Audio-Dateien kann den Workflow erheblich beschleunigen. MicroNova verwendet als Basis der Lösung das OpenAI-Modell „Whisper“. Die Audio-Datei wird damit automatisch in Text umgewandelt und das fertige Transkript als Kommentar an die ursprüngliche E-Mail angehängt. Das ermöglicht eine schnelle und strukturierte Weiterverarbeitung der Informationen.

Whisper wird über Microsoft Azure bereitgestellt. Um die deutschen Datenschutzanforderungen zu erfüllen, erfolgt die Verarbeitung der Daten ausschließlich in der Region Schweden. Das stellt sicher, dass die Lösung DSGVO-konform ist und höchste Sicherheitsstandards eingehalten werden.

Die Integration dieser Lösung in bestehende Unternehmenssysteme ist einfach und kostengünstig umsetzbar und erfordert keine großen Anpassungen an der bestehenden Infrastruktur. Dadurch können Unternehmen effizienter auf Kundenanfragen reagieren und ihre internen Prozesse optimieren.

Um die Qualität der Transkription weiter zu optimieren, wird der KI Kontextwissen über Prompts vermittelt. Besonders hilfreich kann beispielsweise eine Liste mit allen Produktnamen sein. Das sorgt dafür, dass die KI auch dann den richtigen Zusammenhang erkennt, wenn Begriffe undeutlich oder falsch ausgesprochen werden.

Vor der KI-Integration mussten Nachrichten in voller Länge abgehört werden oder die Transkription über weitere Tools manuell angestoßen werden, um die relevanten Informationen zu erfassen. Dieser Zeitaufwand entfällt nun komplett: Dank des automatisch erstellten Transkripts erkennt das Vertriebsteam den Inhalt auf einen Blick und kann die Anfrage schneller bearbeiten.

Die Nachrichten können in einem nächsten Schritt auch mit KI-Unterstützung in Kategorien wie Angebotsanfrage, technischer Support oder Testlizenz eingeteilt und an die richtige Ansprechperson weitergeleitet werden. Mehr über unsere Lösungen zur Kategorisierung von Daten mit Hilfe von KI erfahren Sie hier.

Zusätzlich können bei einer Anbindung an ein CRM-System die angegebenen Kontaktinformationen per Knopfdruck als Lead angelegt werden und alle Interaktionen mit einem Kunden zentral dokumentiert werden – der gesamte Prozess lässt sich so deutlich effizienter gestalten.

Dieser Anwendungsfall zeigt, dass bereits kleine KI-Lösungen große Erleichterungen im Arbeitsalltag bewirken können. Die automatisierte Transkription spart Zeit, reduziert Fehler und entlastet Mitarbeitende von zeitintensiven Routineaufgaben.

MicroNova unterstützt Sie dabei, Ihre Prozesse mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz zu optimieren – von der Idee bis zur erfolgreichen Umsetzung in Ihrem Unternehmen.