Warum Projekt-Tracking so wichtig ist – und wie es mit monday.com gelingt
Behalten Sie immer den Überblick
Führen Sie mehrere Projekte gleichzeitig durch, ist es wichtig, Ausgaben und Ressourcen effektiv zu verfolgen und auf dieser Informationsbasis zu steuern. Steht Ihnen dafür eine effektive Methode zur Verfügung, vermeiden Sie Fehler oder ineffiziente Entscheidungen. Mit dem richtigen Werkzeug, einem professionellen Projekt-Tracking, können Teams unterschiedlicher Größe genau das erreichen.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen daher wesentliche Aspekte rund um das Projekt-Tracking vor:
Was ist Projekt-Tracking?
Projekt-Tracking bezeichnet das Verfolgen des Status und Fortschritts der Aufgaben in Projekten. Projekt-Verantwortliche müssen dafür häufig geeignete Berichte erstellen, um etwa zu Informieren und Planabweichungen zu dokumentieren. Das hilft ihnen zudem, selbst den Überblick behalten, ob Aufgaben sowie Meilensteine erreicht und ob Fertigstellungstermine eingehalten werden. Zugleich hilft ein gutes Projekt-Tracking bei der Ressourcenplanung.
Den Überblick behalten
Den Projektfortschritt zu verfolgen ist wichtig, weil Teams sich so besser auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren und im Rahmen des Budgets bleiben können. Indem Unternehmen den Fortschritt eines Projekts kontinuierlich verfolgen, können alle Beteiligten wichtige Aspekte überwachen. Dazu gehören zum Beispiel:
- Einhaltung von Fristen: Unternehmen können den aktuellen Stand der Aufgaben und Meilensteine im Vergleich zu geplanten Terminen überprüfen.
- Management von Ressourcen: Teams erhalten Einblicke über Arbeitsstunden, finanzielle Mittel etc.
- Schätzung des Aufwands: Über Projekt-Tracking lässt sich besser ermitteln, wie viel Zeit bestimmte noch folgende Aufgaben oder das gesamte Projekt in Anspruch nehmen werden.
- Abweichungen & Risikomanagement: Stimmt der Kurs? Gibt es potenzielle Risiken oder Hindernisse? Etc.
Welche Methode ist am besten für das Projekt-Tracking geeignet?
Es gibt viele Ansätze, um den Fortschritt von Projekten im Auge zu behalten: Dazu zählen unter anderem Gantt-Diagramme und Projektübersichte. Mit Gantt-Diagrammen lassen sich Projektfortschritte visuell darstellen. Sie zeigen Projektmanagern und Teammitgliedern die Verbindung zwischen Aufgaben. Ein simples Gantt-Diagramm lässt sich mithilfe einer Excel-Tabelle erstellen; für eine leistungsstärkere Variante mit Echtzeit-Änderungen und -Aktualisierungen können Sie eine Plattform mit speziellen Projekt-Tracking-Tools nutzen.
Eine weitere Option ist die Erstellung einer Projektübersicht. Hier ist es empfehlenswert, wenn das ganze Team zusammenarbeitet und gemeinsam realistische Projektziele setzt. So lässt sich aufzeigen, welche Erwartungen an die Beteiligten als Gruppe und als Einzelpersonen gestellt werden. Es kann hilfreich sein, Meilensteine, wichtige Projektindikatoren (KPIs) und Abhängigkeiten in die Übersicht aufzunehmen.
Unabhängig davon, ob Sie sich für eine Projektübersicht oder ein Gantt-Diagramm entscheiden: Es zählt die Kommunikation im gesamten Projekt zwischen den Stakeholdern und Teammitgliedern. Ein leistungsstarkes Tool zum Projekt-Tracking unterstützt auch hier. Mit seiner Hilfe lassen sich relevante Informationen teilen, die Zusammenarbeit zwischen den Stakeholdern verbessern und der Fortschritt verfolgen. Die Kommunikation klappt umso besser, wenn alle relevanten Informationen zentral hinterlegt sind – so können alle Beteiligten darauf zugreifen und sich auch direkt im Tool austauschen.
Welche Vorteile bieten Projekt-Tracking-Tools?
Projekte termingerecht sowie im Rahmen des Budgets zu halten und gleichzeitig das Arbeitsumfeld für Teammitglieder zu verbessern: Das sind die zentralen Vorteile von Projekt-Tracking-Tools. Weitere Vorteile sind:
- Einfachere Projektplanung: Leistungsstarke Projekt-Tracking-Tools bieten Funktionen wie Dokumentenfreigabe, Gantt-Diagramme, Kanban-Ansichten und andere agile Workflows, die die Projektplanung erleichtern und eine effiziente Organisation ermöglichen.
- Aufgaben eindeutig zuweisen: Mit einem geeigneten Tool lassen sich Aufgaben zwischen den Teammitgliedern aufteilen und auf der Plattform markieren, so dass alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand darüber sind, welche Aufgaben es gerade zu erledigen gilt.
- Zeitaufwand im Blick behalten: Gute Projekt-Tracking-Tools ermöglichen es, die aufgewendete Zeit für jede Aufgabe und den erzielten Fortschritt strukturiert zu verfolgen. Das ist u. a. hilfreich, um den Ressourceneinsatz zu überwachen und den Projektzeitplan zu optimieren.
- Stets aktueller Projektstatus: Auf diese Weise lässt sich das gesamte Vorankommen des Teams bewerten. Farbige, anpassbare Labels haben sich hierbei als besonders hilfreich erwiesen, um den Fortschritt bei Projekten und einzelnen (Unter-)Aufgaben übersichtlich darzustellen.
- Effiziente Projektpläne: Projekt-Tracking-Tools ermöglichen es zudem, visuelle Zeitpläne für alle Projekte zu erstellen und wichtige Start- und Endtermine festzulegen. Das unterstützt die effektive Planung und das pünktliche Erreichen von Meilensteinen.
Kollaborative Projektmanagement-Systeme ermöglichen eine besonders effektive Dokumentation der Arbeitsaktivitäten von Anfang bis Ende, weil sie das ganze Team direkt einbeziehen. Führungskräfte wiederum erhalten die Möglichkeit, ihre Projekte effektiv zu verwalten, Engpässe zu identifizieren, die Effizienz zu steigern und so letztendlich den Gesamterfolg sicherzustellen.
Drei wesentliche Funktionen in Projektmanagement-Tools
Maßgeblich zur Produktivität, Effizienz und besseren Zusammenarbeit im Team können folgende Aspekte beitragen:
- Workflow-Automatisierung: Dies ist eine der wertvollsten Funktionen, die ein Projektmanagement-Tool bieten kann. Durch Automatisierung lassen sich repetitive Aufgaben minimieren, das Projektmanagement optimieren und die Qualität erhöhen.
Das schont Zeit und Nerven von Projektmanagern und Teammitgliedern und hilft ihnen, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben und das Erreichen von Projektzielen zu konzentrieren.
- Mobile Anwendungen: Mit dem Siegeszug des hybriden Arbeitens ist es besonders wichtig, dass ein Projektmanagement-Tool mobile Anwendungen bietet. Ihr Team und Sie erhalten so jederzeit und von überall aus Zugriff auf Projekte, die Aktualisierung von Aufgaben und die Überwachung des Fortschritts.
- Software-Integrationen: Ein professionelles Projektmanagement-Tool bietet nahtlose Integrationen mit anderen Software- und Tool-Anwendungen. Das erleichtert die Zusammenarbeit und ermöglicht es, alle relevanten Informationen an einem Ort zu bündeln. Die Integration mit anderen Tools wie Kalenderanwendungen, E-Mail-Clients oder Kommunikationsplattformen fördert den effizienten Austausch von Informationen und verhindert den Verlust von Daten.
Fazit: Warum monday.com die ideale Lösung für Projekt-Tracking ist
Dank Workflow-Automatisierung, einer hochfunktionalen mobilen Anwendung und nahtlosen Software-Integrationen erfüllt das Projektmanagement-Tool monday.com alle Anforderungen, die Unternehmen für ein zielführendes, effizientes Projekt-Tracking brauchen. Die intuitive Benutzeroberfläche, die Fähigkeiten zur Zusammenarbeit sowie die Vielzahl der verfügbaren Funktionen machen das Work OS zur idealen Wahl für das Projektmanagement – dank weitreichender Möglichkeiten zur Individualisierung für jeden Einsatzzweck.
Gerade wenn es um die Beratung und die Erstellung einer maßgeschneiderten Lösung geht, unterstützt MicroNova als zertifizierter Partner von monday.com gerne.
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