Erfolgreiches Projektmanagement: monday.com oder Wrike

7 Kriterien, ein Fazit: Lesen Sie in unserem Vergleich, welches Tool für wen besser geeignet ist

Das passende Tool für erfolgreiches Projektmanagement: monday.com vs. Wrike

Für erfolgreiches Projektmanagement spielt die Auswahl des passenden Tools eine zentrale Rolle. Zwei der beliebtesten Programme sind monday.com und Wrike. Dieser Artikel stellt die wichtigsten Merkmale beider Projektmanagement-Tools vor und zieht anschließend einen Vergleich. Der Beitrag richtet sich damit insbesondere an Leserinnen und Leser aus dem Projektmanagement sowie ggf. dem Einkauf. Der nächste Schritt bei der Entscheidungsfindung kann bereits die Installation per Testlizenz sein.

Weitere Tipps, Tricks und News für erfolgreiches Projektmanagement

monday.com und Wrike: Eine Kurzvorstellung

Sowohl monday.com als auch Wrike sind vollständig cloudbasierte Anwendungen, die im Browser verwendet werden. Sie sind somit jederzeit und von überall aus erreich- und nutzbar. Beide Lösungen werden in Tests immer wieder zu den führenden ihrer Art gezählt – insofern sind beide in der Lage, sowohl die grundlegenden als auch darüber hinausreichende Funktionalitäten für erfolgreiches Projektmanagement abzubilden; hierzu zählen insbesondere:

Aufgabenmanagement: Beide Tools bieten flexible Ansichten, z. B. Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und Kalender zur Steuerung täglicher Aufgaben. Funktionen wie Fälligkeitsdaten und Aufgabenabhängigkeiten sind ebenfalls in beiden Plattformen vorhanden.
Automatisierungen: Sowohl monday.com als auch Wrike bieten hilfreiche Automatisierungen wie das Versenden von Benachrichtigungen oder das Zuweisen neuer Aufgaben bei abgeschlossenen Projekten. Solche benutzerdefinierten Workflows lassen sich hier wie dort ohne Programmierkenntnisse einrichten.
Anpassbare Arbeitsabläufe: Ebenfalls ermöglichen beide Anwendungen die Individualisierung von Workflows, damit diese auch wirklich optimal zu den Bedürfnissen von Teams und bestehende Prozesse passen.
Integrationen: Zahlreiche Optionen zur Integration mit anderen gängigen Tools ermöglichen eine reibungslose Einbindung bestehender Software, was bereits getätigte Investitionen schützt.
Kollaboration: Tief integrierte Funktionen zur Kollaboration in Echtzeit verbessern die Zusammenarbeit, erhöhen die Transparenz und optimieren so die Ergebnisse von Projekten.
Vorlagen: Beide Tools bieten eine Vielzahl von Vorlagen, mit denen Teams schnell loslegen und Projekte effizient starten können.
Berichte und Analysen: Detaillierte Berichts- und Analysefunktionen erlauben die Überwachung von Leistungskennzahlen (KPIs) und somit eine datenbasierte Steuerung von Projekten.
Visualisierung: Beide Plattformen bieten visuelle Tools wie Dashboards und Gantt-Diagramme, mit denen der Projektfortschritt auf einen Blick nachvollzogen werden kann.
Sicherheit: Beide Plattformen sind cloudbasiert mit entsprechend hohen, weil zentral gesteuerten und mit umfassenden Ressourcen hinterlegten Mechanismen für IT-Sicherheit. Bei der Verschlüsselung kommt der Standard AES-256 zum Einsatz. Eine Zertifizierung nach SOC 2 Typ II gewährleistet die Einhaltung entsprechender Standards.

Unterschiede zwischen monday.com und Wrike

Screenshot aus dem monday.com Tool — Benutzeroberfläche monday.com: mehr Ansichten

Tool-Screenshot Wrike — Benutzeroberfläche Wrike: mehr Funktionen

	monday.com	Wrike
Flexibilität	Bei monday.com können Benutzer verschiedene Boards und Dashboards erstellen, die genau auf ihre Arbeitsweise zugeschnitten sind. Mit einer Vielzahl von Spaltentypen und anpassbaren Vorlagen sind die Teams so in der Lage, ihre Workflows individuell zu gestalten und zu optimieren. Gantt, Kanban & Co. sind zumindest in den kostenpflichtigen Plänen an Bord, lassen sich einfach einsetzen und verbreitern die Zahl von Nutzungsszenarien nochmals deutlich. monday.com unterstützt dabei eine breite Palette von Integrationen, mit denen externe Tools nahtlos in die Plattform integriert werden können, was besagte Flexibilität weiter erhöht. Als cloudbasiertes System ist monday.com überdies flexibel in der Skalierung.	Wrike unterstützt eine Vielzahl von Arbeitsstilen, einschließlich traditioneller Projektmanagement-Methoden und agiler Arbeitsweisen. Benutzer können ihre Arbeitsumgebung durch anpassbare Dashboards, benutzerdefinierte Felder und flexible Ansichten wie Gantt-Diagramme und Kanban-Boards gestalten, wobei Wrike im Detail teilweise noch mehr Möglichkeiten bietet – dadurch jedoch etwas komplexer sein kann. Überdies können Teams ebenfalls ihre Workflows durch Automatisierungen und noch einem Quäntchen mehr Integrationen mit anderen Tools optimieren, was die Effizienz und Flexibilität weiter erhöht. Zudem lassen sich Daten aus anderen Projektmanagement-Tools importieren, was den Übergang zu Wrike erleichtert, das ebenso wie monday.com cloudbasiert und damit skalierbar ist.
Benutzeroberfläche	Einfachheit, intuitive Bedienung, besonders flüssige Wechsel zwischen Ansichten: So lassen sich bei monday.com Projekte und Aufgaben besonders leicht organisieren und verfolgen – wichtig für die Akzeptanz im Team. Drag-and-drop sowie editierbare Layouts gewährleisten eine reibungslose Benutzererfahrung, unabhängig von der technischen Kompetenz der User. Zahlreiche Vorlagen und Widgets erlauben, Dashboards nach spezifischen Bedürfnissen zu gestalten. Die Benutzeroberfläche fördert die Zusammenarbeit durch klare und übersichtliche Darstellungen sowie personalisierte Verlinkung von Aufgaben, Terminen und Fortschritten.	Das Graphical User Interface (GUI) von Wrike reduziert die Informationsüberflutung und verbessert die Auffindbarkeit von Funktionen. Dank der hierarchischen Ordnerstruktur in der linken Spalte lassen sich Projekte und Aufgaben klar und strukturiert Weise organisieren. Das erleichtert es Teams, den Überblick über komplexe Projekte zu behalten und schnell auf relevante Informationen zuzugreifen. Wrike bietet auch verschiedene Ansichten, wie die Tabellenansicht und die Zeitleistenansicht, die Benutzer für ihre Arbeitsweise individuell anpassen können. Die Wrike-GUI ist auf Skalierbarkeit und nahtlose Zusammenarbeit ausgelegt.
Automatisierungen	Mit monday.com können User Automatisierungen benutzerdefiniert erstellen oder aus einer Vielzahl von Vorlagen auswählen. Die reichlichen Integrationen mit anderen Plattformen ermöglichen dabei eine nahtlose Datenübertragung; die Funktionalitäten sind hierbei etwas umfassender als bei Wrike. Eine KI-Unterstützung ist in Vorbereitung. Die Kostenstruktur von monday.com variiert bei den Automatisierungen je nach Plan und Anzahl der Benutzer, wobei höhere Pläne eine größere Anzahl von Automatisierungsaktionen pro Monat bieten. Dies macht monday.com besonders attraktiv für größere Unternehmen, die viele und umfangreiche Automatisierungen benötigen.	Wrike geht an dieser Stelle (derzeit) noch einen Schritt weiter, indem es bereits künstliche Intelligenz (KI) nutzt, um Anregung für die Optimierung von Arbeitsabläufen zu generieren. So lassen sich intelligente Vorschläge basierend auf wiederkehrenden Aktivitäten für Automatisierungen erstellen, wie zum Beispiel die automatische Erstellung von Aufgabenbeschreibungen; auch hier helfen umfangreiche Integrationen. Die Kostenstruktur von Wrike ist benutzerbasiert, wobei höhere Pläne mehr Automatisierungsaktionen pro Benutzer und zusätzliche Funktionen bieten – besonders geeignet für Teams, die von intelligenten Automatisierungsvorschlägen profitieren möchten und eine flexiblere Kostenstruktur bevorzugen.
Zeiterfassung	Die robuste Erfassung ermöglicht es Teams, die aufgewendete Zeit für Aufgaben präzise zu verfolgen. Die entsprechende Spalte kann einfach zu jedem Board hinzugefügt werden und ermöglicht es, die Zeit für jede Aufgabe zu starten und zu stoppen. Darüber ist eine manuelle Eingabe möglich, was Flexibilität bietet, falls die automatische Erfassung vergessen wurde. Die Protokolle der Zeiterfassung können exportiert und in Berichten verwendet werden, um eine detaillierte Analyse der aufgewendeten Zeit zu ermöglichen. Diese Funktion ist in den Pro- und Enterprise-Plänen verfügbar; kleinere Teams müssen daher möglicherweise auf diese Funktion verzichten, wenn sie sich für günstigere Pläne entscheiden.	Die Zeiterfassung bei Wrike ist darauf ausgelegt, die Produktivität und Ressourcennutzung zu maximieren. Benutzer können sowohl Live-Timer verwenden als auch Zeiten manuell hinzufügen, was ebenfalls eine hohe Flexibilität bietet. Die Zeiterfassungsdaten können in detaillierten Berichten und Rechnungen verwendet werden, was besonders für Teams nützlich ist, die ihre Arbeitszeit genau abrechnen müssen. Darüber hinaus ermöglicht Wrike die Erstellung, Überprüfung und Freigabe von Stundenzetteln. Diese Funktionen sind in allen kostenpflichtigen Plänen verfügbar, was Wrike zu einer attraktiven Option für Teams jeder Größe macht, die eine präzise Zeiterfassung benötigen.
Gantt-Diagramme	Die Gantt-Diagramm-Funktion von monday.com ermöglicht es Teams, Projekte visuell zu planen und zu verfolgen – vollständig individualisierbar. Aufgaben lassen sich per Drag-and-drop verschieben, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben erstellen und wichtige Meilensteine markieren. Die Gantt-Diagramme eröffnen somit Übersichten über Projektfortschritte und helfen, Engpässe frühzeitig zu erkennen. Baselines unterstützen dabei, den tatsächlichen Fortschritt mit dem ursprünglichen Plan zu vergleichen. Die Gantt-Diagramm-Funktion ist ab dem Standard-Plan verfügbar, wobei erweiterte Funktionen wie Meilensteine und kritische Pfade in den Pro- und Enterprise-Plänen enthalten sind.	Mit den Gantt-Diagramm-Funktionen von Wrike können Benutzer Aufgaben und Meilensteine ebenfalls per Drag-and-drop verschieben, Abhängigkeiten erstellen und kritische Pfade analysieren. Die Gantt-Diagramme in Wrike sind interaktiv und ermöglichen es Teams, Änderungen in Echtzeit zu sehen und darauf zu reagieren. Ein weiteres nützliches Feature ist die Möglichkeit, diese Diagramme direkt zu drucken oder als Link zu teilen, was die Zusammenarbeit erleichtert. Wrike bietet auch die Möglichkeit, Daten aus anderen Projektmanagement-Tools zu importieren, was den Übergang zu Wrike erleichtert. Insgesamt bietet Wrike hier etwas umfangreichere Funktionen, die zudem in allen kostenpflichtigen Plänen verfügbar sind.
Datenschutz	Alle Datenübertragungen sind mit 256-Bit verschlüsselt. TLS 1.2 erweitert die Sicherheit zusätzlich. Darüber hinaus werden Daten in sicheren Rechenzentren von Amazon Web Services (AWS) in den USA sowie der EU g ehostet, die strenge Sicherheitsstandards erfüllen. monday.com führt regelmäßige externe Sicherheitsprüfungen und Penetrationstests durch, um potenzielle Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben. Das Unternehmen hält sich an verschiedene Datenschutzgesetze weltweit, einschließlich der EU-Datenschutzgrundverordnung (GDPR) einschließlich umfassender Vereinbarungen zur Datenverarbeitung.	Rollenbasierte Zugriffskontrollen stellen sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Daten zugreifen können. Wrike verschlüsselt Daten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand, um ein hohes Maß an Sicherheit zu gewährleisten. Das Unternehmen führt regelmäßige Sicherheitszertifizierungen durch Dritte durch, um die Einhaltung der besten Praktiken und Standards in der Branche zu bestätigen. Wrike hält sich ebenfalls an die GDPR und andere relevante Datenschutzgesetze. Darüber hinaus bietet Wrike detaillierte Datenschutzerklärungen und Datenverarbeitungsvereinbarungen, um Transparenz über die Datenverarbeitungspraktiken zu gewährleisten.
Support	Bei monday.com ist die engagierte Community ein echtes Pfund, auch bei Support-Anfragen. Darüber hinaus gibt es natürlich eine Wissensdatenbank, Tutorials und die Option, Service-Tickets zu eröffnen. Überdies bietet ausschließlich monday.com mit dem kostenlosen Live-Chat einen Kanal zur Echtzeitkommunikation an.	Wrike ist beim Support etwas weniger entgegenkommend, es verzichtet nämlich – wie monday.com – nicht nur auf einen Telefon-Support, sondern bietet darüber hinaus keinen Live-Chat. Selbstverständlich lassen sich aber auch hier Tickets eröffnen, und die Forums-Mitglieder geben ihr Wissen gern weiter. Sofern Tutorial und Datenbank nicht ausgereicht haben.

Zusammenfassende Bewertung von monday.com und Wrike

Beide Tools bieten eine hohe Flexibilität, jedoch mit unterschiedlichen Schwerpunkten. monday.com überzeugt durch seine hochgradig individualisierbaren Boards und Vorlagen sowie flexible Preispläne, während Wrike durch die vielseitigen Arbeitsstile und insgesamt großen Anpassungsmöglichkeiten besticht. Die Wahl zwischen den beiden hängt somit letztlich von den spezifischen Anforderungen und Präferenzen des Teams ab – sowie ggf. von den Leistungen, der Erfahrung und Kompetenz eines Service-Partners.

Die Zusammenschau und Bewertung im Detail:

Benutzerfreundlichkeit: Beide Tools bieten benutzerfreundliche und effiziente Benutzeroberflächen, jedoch mit unterschiedlichen Schwerpunkten. monday.com legt noch mehr Wert auf intuitives Design, während Wrike mehr Funktionen auf die oberste Ebene legt, die speziell für die Verwaltung komplexer Projekte hilfreich sind. Da die Akzeptanz bei den Nutzerinnen und Nutzern relevant ist und sich die große Mehrheit aller Nutzungsszenarien damit abdecken lässt, bietet monday.com hier voraussichtlich für die meisten User leichte Vorteile.
Automatisierungen: Wer insbesondere von einer großen Zahl an Automatisierungen profitieren kann, ist bei monday.com richtig aufgehoben – wem weniger Automatisierungen dafür mit KI-basierten Optimierungen mehr bringen, könnte einen Blick auf Wrike werfen.
Zeiterfassung: Wrike bietet eine etwas reichhaltigere Zeiterfassung, die zudem in allen Plänen über den gesamten Funktionsumfang verfügt. Die Zeiterfassung von monday.com hat Vorteile bei der Bedienung, ist jedoch nicht in allen Plänen enthalten. Damit hat Wrike hier leichte Vorteile.
Gantt-Diagramme: Wie auch bei der Zeiterfassung, so hat Wrike bei der Gantt-Erfassung die Nase leicht vorn – das liegt an ein paar Funktionen mehr, die zudem in allen Plänen verfügbar sind. Wer jedoch bei monday.com ohnehin auf die (empfehlenswerte) Enterprise-Variante setzt, hat hier ein im Grunde ebenso überzeugendes Tool.
Datenschutz & Sicherheit: Beide Tools sind cloudbasiert – die somit zentralisierte Security-Betreuung mit entsprechenden finanziellen und Team-Ressourcen durch die Hersteller ist immer umfassender, als das lokale Absicherungen sein könnten. Damit sind beide Tools hervorragend aufgestellt. Wrike bietet zudem erweiterte rollenbasierte Zugriffskontrollen, was monday.com jedoch erfolgreich mit der noch mächtigeren Verschlüsselungstechnologie kontert.
Support: Ob Wrike oder monday.com, Nutzer beider Tools erhalten Zugriff auf eine umfangreiche Dokumentation und Wissensdatenbank – sowie auf eine hilfsbereite Community. Eine Telefon-Hotline fehlt hier wie dort. Vorteile bietet monday.com jedoch durch das Angebot eines Live-Chats.

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Fazit: Warum wir glauben, dass monday.com letztlich die Nase vorn hat

Zweifelsohne sind sowohl monday.com als auch Wrike Produkte, mit denen Projektmanager ihre Aufgabe sehr gut erledigen und Teams ihre Vorhaben sehr gut gemeinsam bearbeiten und voranbringen können.

Letztendlich hängt die Wahl zwischen monday.com und Wrike von den Anforderungen Ihres Teams ab:

Wählen Sie monday.com, wenn Sie eine flexible, anpassbare Plattform mit visuellen und Automatisierungsfunktionen bevorzugen, die ihr Team wirklich gerne verwendet.
Entscheiden Sie sich für Wrike, wenn integrierte Zeiterfassung und detaillierte Projektzeitpläne für Sie entscheidend sind und Ihr Team bereit ist, eine intensivere Einarbeitung in Kauf zu nehmen.

Wir sind der Überzeugung, dass im Alltag die Bedienbarkeit wichtiger ist als ein kleines Plus an Funktionalität, das meist doch nicht verwendet wird – und das sich im Grunde auch mit monday.com abbilden ließe, sei es über eine smarte Integration oder die (zeitweise) Buchung eines Enterprise-Plans. Zumal mit dem Live-Chat bei monday.com ein Hilfsinstrument bereitsteht, das den Unterschied machen kann.

Wenn Sie sich unsicher sind, ob Wrike oder monday.com besser für Sie geeignet ist, empfehlen wir: Probieren Sie einfach beide Plattformen aus. Sowohl monday.com als auch Wrike bieten eine kostenlose 14-tägige Testphase. So können Sie spezifisch für Ihre Umgebung und Ihre Use Cases evaluieren, welches Tool für Sie die beste Lösung ist. Möchten Sie den Versuch mit monday.com beginnen? Dann klicken Sie hier für Ihren Gratis-Testzugang!