6 Funktionen von monday.com für erfolgreiche Projektabschlussphasen

Die großen Meilensteine sind geschafft, Ihre Kunden zufrieden, und das Ziel ist erreicht? Sehr gut – jetzt gilt es, auch die letzte Phase im Projektmanagement-Lebenszyklus erfolgreich für sich zu nutzen. Denn oft stehen Projektinitiierung, -planung und -durchführung im Vordergrund, doch die Abschlussphase wird vernachlässigt. Hier verschenken Unternehmen regelmäßig großes Potenzial: Denn es geht dabei nicht nur darum, alle Aufgaben korrekt zu Ende zu führen und Erfolge zu feiern – an dieser Stelle bietet sich auch die Chance, den Projektverlauf zu analysieren und wesentliche Ergebnisse sowie Erkenntnisse für zukünftige Vorhaben festzuhalten.

In diesem Artikel haben wir praktische Tipps für Sie zusammengefasst, die Ihnen beim erfolgreichen Abschluss Ihrer Projekte helfen. Sie erfahren, an welchen Stellen es in der Praxis oftmals hakt und welche Funktionen monday.com bietet, um genau hier anzusetzen und auch die finalen Schritte optimal zu gestalten.

1. Digitales Asset Management (DAM) erleichtert den Review- und Reporting-Prozess

Die Verwaltung von Planungsdokumenten, Verträgen, Rechnungen etc. mit Hilfe von E-Mails und auf mehreren lokalen (Nutzer-)Speichern kann schnell unübersichtlich werden. Mit monday.com ist es möglich, verschiedene Dateitypen direkt in ein zentrales Repository hochzuladen und ein organisiertes Board mit allen relevanten Dateien zu erstellen.

Nehmen wir an, Ihr Team arbeitet an einem Projekt zur Softwareentwicklung: Während des Abschlussprozesses müssen Testberichte, Verträge, Benutzerdokumentationen etc. gut auffindbar abgelegt werden. Mit monday.com können Sie alle Projekt-Dokumente direkt in das zugehörige Board hochladen. Sie können außerdem Tags, Notizen und Aufgaben hinzufügen, um deren Verwaltung und Nachverfolgung zu erleichtern.

Das sorgt für eine geordnete Struktur und stellt sicher, dass Sie auf wichtige Informationen im weiteren Projektverlauf stets zugreifen können. Wenn Sie zum Abschluss eines Projekts die Kernunterlagen durchgehen, hilft Ihnen diese Struktur enorm beim Review- und Reporting-Prozess.

2. Integrationen sparen Zeit und Nerven

Durch die Integration verschiedener Tools und Plattformen in monday.com können Sie deren Funktionen in einer einzigen Umgebung nutzen. So können Sie ehemals zeitraubende Abschlussarbeiten zügig zu Ende führen.

Beispiele gefällig? Durch die Integration von E-Signatur-Plattformen wie Adobe Sign oder DocuSign können Sie Dokumente direkt aus monday.com heraus elektronisch unterzeichnen – das beschleunigt den Abschlussprozess erheblich. Die Integration von Buchhaltungssoftware wie QuickBooks oder Xero kann für die automatisierte Erstellung von Reports eine große Hilfe sein und gewährleistet die Genauigkeit der Daten. Auch interessant: Feedback-Tools wie SurveyMonkey oder Typeform können in monday.com integriert werden. Rückmeldungen von Stakeholdern gelangen so direkt in das Projekt-Board und lassen sich so ebenfalls für die Evaluierung verwenden.

3. Berichte ganz einfach erstellen und mit anderen teilen

Die Kennzahlen Ihrer Projektabschlussberichte liefern Ihnen wertvolle Anhaltspunkte für die Kalkulation neuer Vorhaben. Vermeiden Sie Ungenauigkeiten bei der manuellen Erstellung von Projektberichten: Mit monday.com können Sie Finanz- und Projektberichte automatisiert erstellen, da alle relevanten Informationen in einem zentralen Speicher abgelegt sind und sofort abgerufen werden können. So steigern Sie die Effizienz und erhöhen die Qualität.

In der Schlussphase eines Projekts möchten Sie Fortschrittsaktualisierungen und Berichte möglicherweise an Stakeholder senden. Fügen Sie Ihrem Projektboard eine Dashboard-Ansicht hinzu, um Ihre Daten übersichtlich und optisch ansprechend zu präsentieren und sie unkompliziert zu teilen.

4. Automatisierungen sind Ihr Freund!

Automatisieren Sie bis zur letzten Phase des Projekts so viele Schritte wie möglich, von der Zuweisung von Aufgaben bis hin zu Benachrichtigungen, wenn ein Dokument zur finalen Überprüfung bereit ist etc. Schicken Sie beispielsweise Genehmigungsanfragen oder Statusaktualisierungen automatisiert an die jeweiligen Empfänger.

Mit monday.com können Sie zudem automatisierte Benachrichtigungen einrichten, die sie informieren, sobald ein bestimmter Meilenstein erreicht ist. Automatisierungen sparen nicht nur Zeit, sondern stellen auch sicher, dass Sie an wirklich alle entscheidenden Schritte in der Abschlussphase des Projekts denken.

5. Wählen Sie aus zahlreichen Vorlagen für Berichte, „Lessons Learned“ etc.

Sind Sie unsicher, wie Sie die finale Phase Ihres Projekts angehen sollen? Bei monday.com stehen Ihnen zahlreiche Vorlagen beispielsweise für entsprechende Berichte oder „Lessons Learned“ zur Verfügung.

Diese Templates enthalten relevante Automatisierungen, Statusanzeigen, Spalten sowie Gruppen und erleichtern damit ebenfalls den Abschluss Ihres Vorhabens.

6. Halten Sie alle Beteiligten bis zum letzten Schritt auf dem Laufenden – mit Echtzeit-Updates

Die Kommunikation mit Teammitgliedern und Stakeholdern ist von großer Bedeutung für erfolgreiche Projekte und sollte bis zum endgültigen Abschluss konsequent weitergeführt werden. Stellen Sie mit Echtzeit-Updates alle Informationen unmittelbar an einem Ort bereit – direkt dort, wo Sie Ihr Projekt steuern. Sie können die Updates sogar dazu nutzen, um kleine Erfolge zu feiern und Wertschätzung zu zeigen.

Erfolgreiche Projektabschlüsse sollen für alle Beteiligten Sicherheit, Struktur und Lernmöglichkeiten bieten; sie stellen sicher, dass alle Fragen innerhalb des eigenen Teams oder bei Ihren Kunden beantwortet sind. So sorgen Sie dafür, dass sie auch bei zukünftigen Vorhaben vertrauensvoll und effizient zusammenarbeiten.

Probieren Sie doch bei Ihrem nächsten Projekt das Work OS von monday.com aus und nutzen Sie seine Vorteile als zentrales und automatisiertes System – für effizientes Projektmanagement, das Spaß macht.