Kanban ja oder nein

3 Vorteile der Projektmanagement-Methodik

Die Wahl eines Projektmanagement-Tools kann für den optimalen Verlauf eines Projekts ausschlaggebend sein. Ob ein Tool, das auf die anwenderfreundliche Kanban-Methode setzt, die passende Lösung ist, hängt von einigen Faktoren ab. Dazu zählen insbesondere die Größe Ihres Teams sowie die Struktur der Organisation und der Projekte. Folglich sollten Sie sich zunächst die Frage stellen, ob der Einsatz eines Kanban-Tools überhaupt der richtige Weg für Sie und Ihr Team ist. Dieser Beitrag liefert die zentralen Kriterien und erklärt, was ein Kanban-Tool sonst noch können muss.

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Wann ist ein Kanban-Tool sinnvoll (und wann nicht)?

Um diese Frage zu beantworten, klären Sie vorab, wie viel Struktur und Flexibilität Ihr Team zur Erledigung seiner Aufgaben benötigt und wie stark diese Aufgaben von Abhängigkeiten betroffen sind. Denn je nachdem gibt es unterschiedliche Management-Konzepte: Kanban-Modelle gestatten im Gegensatz zur Scrum-Methode kontinuierliche Anpassungen während des gesamten Projekts; zudem erzielt sie optimale Ergebnisse, wenn sich Aufgaben innerhalb desselben Teams ohne allzu viele Abhängigkeiten erledigen lassen.

Die Abläufe bei iterativen Projekten – etwa der Entwicklung von App-Funktionen, bei denen mehrere Feedback-Schleifen zur Designphase notwendig sind – machen eine kontinuierliche Anpassung nicht zwingend notwendig. Bei nicht-iterativen Projekten dagegen, bei denen Aufgaben lediglich einmal die verschiedenen Phasen durchlaufen, zahlt es sich aus, kontinuierliche Anpassungen vornehmen zu können.

Was ist Kanban?

Kanban ist eine aus der Produktion stammende Methode zur Prozess-Steuerung, bei der „Karten“ zum Einsatz kommen – diese visualisieren Projekte, Aufgaben etc., und auf ihnen können zum Beispiel einzelne Schritte aufgeführt sein. „Kanban light“ ist etwa das Aufgaben-Management mit Tasks/Planner in Microsoft Teams.

Ein Kanban-Tool erweist sich demnach beispielsweise für die Organisation mit kontinuierlichen Workflows wie im Marketing, der Eventplanung oder im Verlagswesen als besonders wertvoll. Allerdings sinkt seine Effektivität bei komplexeren Projekten mit verschiedensten Aufgaben, Verantwortlichen und Phasen. Gleiches gilt für Projekte, bei denen Ressourcen geteilt werden müssen, um die Aufgaben zu bewältigen.

Drei Vorteile der Kanban-Methode

Kommen Sie zu dem Ergebnis, dass der Einsatz eines Kanban-Tools zielführend ist, profitiert Ihr Team von drei entscheidenden Vorteilen:

1. Fokussierte Aufmerksamkeit

In einem Kanban-Board lässt sich die Arbeit visualisieren. So können Team-Mitglieder besser nachvollziehen, wofür sie verantwortlich sind und welche Zwecke sie mit dem Projekt verfolgen. Zudem können sie sich auf ihre zugewiesene Arbeit konzentrieren und sicher sein, dass alle im Team wissen, welche Schritte erforderlich sind, um das Projektziel zu erreichen.

2. Effiziente Kommunikation

Studien zeigen immer wieder, dass die Kommunikation ein Schlüssel-Element für das Gelingen von Projekten ist – und dass im strukturierten, nahtlosen bzw. projektbezogenen Austausch mit Kunden und Kollegen Herausforderungen liegen. Ein Kanban-Board kann hier durch gezielte und klare Kommunikation Abhilfe schaffen: Die Möglichkeit, beispielsweise Karten mit Kommentaren zu versehen, unterstützt den Austausch unter den Beteiligten, da alle projektrelevanten Diskussionen direkt auf dem Kanban-Board stattfinden können.

3. Effektive Priorisierung

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 Prozent der erzielten Ergebnisse aus 20 Prozent der Ressourcen resultieren. Das verdeutlicht, wie wichtig Prioritäten sind, um produktiv zu arbeiten. Das Kanban-Projektmanagement erleichtert eine solche klare Priorisierung von Arbeitsschritten und Aufgaben – damit Teams ihre Zeit effektiv für die entscheidenden Aufgaben des Projektes nutzen können.

Was ein Kanban-Board-Tool bieten sollte

Damit diese drei genannten Vorteile sich für Ihr Team voll entfalten, sollte ein entsprechendes Tool noch einige weitere Funktionen enthalten bzw. Eigenschaften aufweisen.

Eine intuitive und unkomplizierte Benutzeroberfläche

Wenn Sie die Herausforderungen des Projektmanagements erfolgreich meistern möchten, sollte „Ihr“ Tool natürlich möglichst einfach und unkompliziert sein. Daraus ergibt sich auch der Extra-Mehrwert, dass Schulungs- oder Onboarding-Aufwände sehr gering ausfallen.

Team einbinden

Mit einer leistungsfähigen Kanban-Lösung für das Projektmanagement sollten Sie den Gesamtfortschritt von Teams, Aufgaben und Prozessen verfolgen sowie die Kapazität der Teammitglieder prüfen und darauf basierend regeln können – einschließlich der Zuweisung von Tasks. Doch Projektmanagement mit Kanban bedeutet Teamplay. Daher ist es wichtig, dass auch die Teammitglieder selbst diese Aufgabe übernehmen und Änderungen durchführen können. Dazu zählt auch, Projekte während ihrer Durchführung anpassen zu können.

Individuelle Anpassbarkeit

Ein Team arbeitet am besten, wenn auch seine Anforderungen berücksichtigt werden können. Daher ist es für die Usability wichtig, eine Software auszuwählen, mit der sich Board und Kanban-Funktionen individuell anpassen lassen. So sollte ein entsprechendes Tool zum Beispiel in der Lage sein, Karten, Spalten und Status-Labels spezifischen Farben zuzuweisen – das steigert die Übersichtlichkeit. Hilfreich ist es auch, wenn sich Unterelemente hinzufügen lassen, um Aktionsschritte einzelner Elemente in detailliertere Abläufe zu unterteilen. Außerdem hat es sich bewährt, wenn Teams spezifische Bilder in Ihre Boards integrieren können.

Zentralisierte Kommunikation

Ein wirksames Projektmanagement-Tool ermöglicht, alles Wesentliche rund um das Projekt an einem zentralen Ort kommunikativ zu begleiten. Hierzu zählt auch, Kommentare hinzuzufügen, Dateien zu teilen und Aktualisierungen versenden zu können. Das spart Zeit und erhöht vor allem die Übersichtlichkeit – die Information ist direkt, wo sie hingehört, und nicht in E-Mail-Postfächern versteckt. Und gerade in Zeiten von Remote Working zahlt sich eine tief integrierte zentrale Kommunikation besonders aus: Egal, ob Teammitglieder von zu Hause, im Büro oder von unterwegs aus arbeiten, können sie damit jederzeit direkt am Projekt Dokumente hochladen, Bilder teilen, Feedback geben und Aktualisierungen weiterleiten.

Automatisierungen

Um Zeit zu sparen und die Zahl sich wiederholender Routineaufgaben zu reduzieren, sind Automatisierungen von Workflows ein probates Mittel; sie senken überdies auch die Fehlerwahrscheinlichkeit. Demnach empfiehlt es sich, eine Software mit entsprechender Funktionalität zu wählen. Mit einer solchen Lösung lassen sich unter anderem Anweisungen geben, Erinnerungen für bevorstehende Fristen versenden oder Benachrichtigungen zu Statusänderungen verschicken etc. Wichtig ist, dass die Nutzung der Funktion schnell und intuitiv möglich ist.

Integrationen

In Unternehmen ist in der Regel bereits Software vorhanden – für die auch schon bezahlt wurde. Wegen des Schutzes solch getätigter Investitionen ist es besonders wichtig, dass eine Projektmanagement-Lösung bereits vorhandene Tools integrieren kann.

Dazu zählen insbesondere vorhandene Kommunikations-, Kalender- und Data-Sharing- sowie Produktivitäts-Anwendungen. Die Arbeit mit integrierten Tools und Apps samt Zugriff auf deren Daten sollte sich dabei von den Usern unbemerkt umsetzen lassen.

Warum Kanban-Boards in monday.com ideal für erfolgreiches Projektmanagement sind

Projektmanagement mit der Kanban-Methodik ist eine schnelle und effiziente Herangehensweise zur Durchführung von Projekten. Es ermöglicht die Aufteilung komplexer Projekte in kleinere Abschnitte und fördert die Transparenz im gesamten Team. Dank der hohen Flexibilität und den vielfältigen Funktionen erfüllen die Kanban-Boards in dem Projektmanagement-Tool monday.com alle Anforderungen, die Unternehmen für die effektive und effiziente Durchführung eines Projekts brauchen.

Eine Kanban-Vorlage von monday.com stellt sicher, dass alle Teammitglieder denselben Kurs verfolgen. Auf einen Blick erhalten Sie einen Überblick über die Aufgaben und Fortschritte des Projekts. Mit dem Work OS können Sie das Kanban-Tool ganz nach den Bedürfnissen und Vorlieben Ihres Teams gestalten. Allen Projektbeteiligten ist es möglich, Änderungen vorzunehmen und einzelne Schritte während der Projektphasen anzupassen. Die Funktion „Drag-and-Drop“ bietet die Möglichkeit, jederzeit Kanban-Spalten anzuordnen. Die Reihenfolge einzelner Elemente lässt sich ändern, indem Team-Mitglieder diese bei Bedarf innerhalb ihrer Spalten verschieben oder zwischen verschiedenen Spalten hin und her bewegen.

Für die flexible Visualisierung lassen sich ganz simpel spezifische Farben für Karten, Spalten und Status-Labels zuweisen, Unterelemente hinzufügen, einzelne Aktivitäten weiter aufsplitten und Dateien teilen. Auch ist es möglich, spezifische Bilder in Ihre Boards zu integrieren.

Auch können Sie mit monday.com Kommentare hinzufügen, Dateien teilen und Aktualisierungen versenden – diese kollaborative Arbeitsweise auf einer zentralen Plattform hilft, Zeit zu sparen und Projekte mit höherer Qualität abzuwickeln. Und monday.com arbeitet Cloud-basiert: Unabhängig davon, ob die Team-Mitglieder im Homeoffice, im Büro oder von unterwegs aus arbeiten, können sie jederzeit Dokumente hochladen, Bilder teilen, Feedback geben und Aktualisierungen weiterleiten.

Zahlreiche Optionen und Formeln für Automatisierungen vereinfachen Routinearbeiten, so dass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Zudem stehen bei monday.com mehr als 70 Integrationen für verschiedene Tools zur Verfügung.

Weiterhin ist monday.com hochgradig individualisierbar. Damit lässt sich eine präzise auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens zugeschnittene Lösung erstellen. MicroNova verfügt hierbei über umfassende Erfahrung: Unser Team hat bereits zahlreiche Implementierungen erfolgreich abgeschlossen – melden Sie sich bei uns, wenn Sie hierzu weitere Informationen oder eine Demo wünschen. Wir freuen uns auf Sie!

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