Effektives Eventmanagement – mit monday.com

Veranstaltungen planen, organisieren und schließlich durchführen: Eventmanagement ist abwechslungsreich und spannend, kann jedoch in Stress ausarten – denn es müssen viele Aufgaben gleichzeitig bewältigt werden. Damit Sie nie wieder wichtige Informationen oder Deadlines übersehen, haben wir vier Tipps für Sie zusammengefasst – für ein strukturiertes und erfolgreiches Eventmanagement mit monday.com

Von der Auswahl der Location, über die Kommunikation mit den Teilnehmenden, bis hin zur Budgetierung und Zeitplanung – Eventmanager müssen viele Bälle gleichzeitig in der Luft halten. Wer sich mit der richtigen Lösung und Herangehensweise organisiert, hat es deutlich leichter.

Unser Tipp: Erstellen Sie mit monday.com Boards für verschiedene Aufgabenbereiche. Nutzen Sie dabei Spalten, Tags und Filter, um Informationen zu strukturieren und schnell zugänglich zu machen. So behalten Sie den Überblick über alle Details und stellen sicher, dass Sie an alle wichtigen Punkte denken.

Beispiel: Erstellen Sie ein Board für die Location-Verwaltung. Erfassen Sie relevante Details wie Standortoptionen, Preise, Verfügbarkeit und Kontaktpersonen in verschiedenen Spalten. Verwenden Sie Tags, um Standorte nach Typ (z. B. Hotel, Konferenzzentrum, Outdoor) zu kategorisieren und sie schnell zu identifizieren. Durch die Verwendung von Filtern können Sie Locations basierend auf bestimmten Kriterien auswählen, wie z. B. Kapazität oder Budget.

Effektive Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg eines Events. Mit monday.com können Sie die Kommunikation zwischen Ihrem Team und externen Dienstleistern an einem zentralen Ort steuern und somit deutlich vereinfachen

Unser Tipp: Legen Sie die einzelnen Aufgaben an und weisen Sie diese Teammitgliedern zu; so ist jeder über die aktuellen To-dos im Bilde. Verwenden Sie Kommentare, @Erwähnungen und Dateianhänge, um Fragen zu stellen, Informationen auszutauschen und Feedback zu geben. Auf diese Weise bleiben alle Beteiligten auf dem neuesten Stand und können schnell auf Änderungen reagieren.

Beispiel: Weisen Sie einem Teammitglied die Aufgabe zu, die Catering-Optionen zu recherchieren. Das Teammitglied kann dann Informationen zu verschiedenen Anbietern in den Kommentaren teilen und Feedback von anderen Teammitgliedern einholen. Wenn eine Entscheidung getroffen wurde, können Sie eine @Erwähnung verwenden, um das Catering-Team zu benachrichtigen und die relevanten Details weiterzuleiten. Durch die Verwendung von Dateianhängen können Sie Menüoptionen, Preise und Verträge direkt im Zusammenhang mit der Aufgabe anzeigen.

Bei der Planung und Durchführung eines Events gibt es viele wiederkehrende Aufgaben, die automatisiert werden können – das entlastet Ihr Team und reduziert mögliche Fehlerquellen. So erhalten Sie beispielsweise Benachrichtigungen bei Statusänderungen eines Elements. Damit erreichen Sie, dass alle Teammitglieder über den aktuellen Stand informiert sind und rechtzeitig auf Änderungen reagieren können.

Unser Tipp: Nutzen Sie die Automatisierungsfunktionen von monday.com und erstellen Sie Regeln auf Grundlage bestimmter Bedingungen („Wenn-dann“). So denken Sie an alle wichtigen Schritte, und Ihr Team kann effizienter arbeiten. Sie können die Automatisierungsfunktionen auch verwenden, um Aufgaben automatisch zu erstellen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Beispiel: Erstellen Sie eine Automatisierungsregel, z. B. wenn sich ein neuer Teilnehmer anmeldet oder ein Zahlungseingang erfolgt.

Für einen nahtlosen Prozess können viele weitere Tools und Plattformen in monday.com eingebunden werden. Nutzen Sie diese Option, um Events mit weniger Aufwand zu organisieren.

Unser Tipp: Für Eventmanagement bietet sich besonders die Integration von E-Mail-Marketing-Tools wie Mailchimp, Zahlungsplattformen wie PayPal und Plattformen zur Event-Registrierung wie Eventbrite an. Auf diese Weise können Sie Daten synchron halten, Zahlungen verwalten und Teilnehmerinformationen automatisch aktualisieren. Dadurch reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand erheblich und stellen sicher, dass alle relevanten Informationen auf dem neuesten Stand sind.

Beispiel: Integrieren Sie Ihr Event-Board mit einem E-Mail-Marketing-Tool, etwa Mailchimp. So können Sie Teilnehmerdaten automatisch synchronisieren. Die Daten der Personen, die sich neu für Ihr Event anmelden, werden automatisch an Ihre Mailchimp-Liste übertragen. Verwenden Sie diese Informationen für die weitere Kommunikation – ganz ohne manuellen Datenimport.

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