5 Herausforderungen für KMU auf dem Weg zur erfolgreichen Digitalisierung

Die sogenannten kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) befinden sich in einer besonderen Lage. Sie sind keine Startups mit simplen Managementansätzen mehr, sind jedoch noch frei genug, um von komplexen und teuren Konzernlösungen Abstand halten zu können. Gleichzeitig können sie von kurzen Wegen und der Fähigkeit zu schnellen Entscheidungen profitieren. Wegen des Fehlens aufwändiger Konzernlösungen sind jedoch spezielle Ansätze erforderlich, um Teams sowie Prozesse strukturiert und kollaborativ steuern zu können; das gilt auch für die Nachvollziehbarkeit von Vorgängen und die Datenbasis für Entscheidungen. Die gute Nachricht: Es gibt eine Lösung – das Work OS von monday.com.

In diesem Artikel erläutern Ihnen, wie Sie fünf der großen KMU-Herausforderungen erfolgreich durch Digitalisierung mit einem Work OS bewältigen können.

Herausforderung Nr. 1: Priorisieren und kommunizieren

Laut einer Untersuchung von Deloitte über die besonderen Herausforderungen für kleine und mittlere Unternehmen liegt eines der größten Verbesserungspotenziale häufig darin, wie diese die Erfüllung ihrer Anforderungen und Leistungsziele anpacken. Zur Verbesserung bei der Setzung von Prioritäten samt der zugehörigen Kommunikation wird ein „disziplinierter Ansatz“ bei der Auswahl von Projekten empfohlen. Mit mehr Struktur statt Bauchgefühl können Unternehmen demnach besser entscheiden:

• welche Projekte verfolgt werden sollen und
• wie man ihnen passgenau Ressourcen zuweist.

Dreh- und Angelpunkt ist die Anwendung eines geordneten Prozesses, mit dessen Hilfe Unternehmen verschiedener Kriterien potenzieller Projekte bewerten und analysieren können, etwa Auswirkungen, Umfang, Risiko und mehr.

Genau hier schlägt die Stunde eines Work OS mit seiner übersichtlich aufbereiteten Strukturiertheit. Setzt ein Unternehmen auf eine entsprechende Lösung, sind statische und meist unübersichtliche Tabellen und Präsentationen schnell obsolet. Mit dem Work OS von monday.com können Sie zum Beispiel die Vorlage "Risikoregister“ verwenden, um Projektpläne nicht nur übersichtlich zu verwalten, sondern auch Risiken zu identifizieren bzw. potenziell zu mindern. Ein entsprechendes Board ermöglicht zudem, Maßnahmen mit hoher Priorität zu bestimmen und dank der integrierten Kommunikationsmöglichkeiten direkt mit den Beteiligten festzulegen, wer sie wann durchführen soll.

Herausforderung Nr. 2: Betriebliche Prozesse skalieren

62 Prozent der Unternehmen haben bis zu 25 Prozent ihrer Geschäftsprozesse per Software modelliert und standardisiert – aus gutem Grund: Geschwindigkeit, Produktivität und Skalierbarkeit eines Unternehmens können massiv von einer derartigen Struktur profitieren. Ein Work OS kann bei der Steuerung solcher Geschäftsprozesse weiter auf diese Strukturiertheit einzahlen, insbesondere durch die optimierte Planung sowie durch die Rationalisierung sich wiederholender Arbeitsabläufe.

So können Sie beispielsweise standardisierte Formulare, Boards und Vorlagen erstellen, um interne Prozesse zu beschleunigen; das hilft besonders, wenn Unternehmen wachsen. Sie können auch Routineaufgaben automatisieren, die sich auf eine Reihe von Prozessen beziehen – etwa die Datenerfassung und Berichterstellung. Konkrete Beispiele sind die Aufnahme von Kunden, die Rechnungsstellung, die Buchhaltung oder der Einkauf.

Herausforderung Nr. 3: Top-Talente finden und halten

Gemäß einer Erhebung der Gothaer Versicherung hat knapp die Hälfte der KMU hierzulande Schwierigkeiten, qualifiziertes Personal zu finden und langfristig an sich zu binden. Dabei fließen beträchtliche Ressourcen in den Aufbau von Arbeitgebermarken, die Rekrutierung und das Mitarbeitererlebnis. Gemäß der Studie ist machen jedoch flexible Arbeitszeiten und Remote Working den Unterschied aus – das gilt insbesondere für jüngere Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer: Sie legen besonders viel Wert auf Work-Life-Balance oder familienfreundliche Modelle.

Das Arbeiten in örtlich oder gar zeitlich verteilten Teams ist für die Unternehmen selbst herausfordernd. Zwar sind im Zuge der Coronapandemie vielerorts im Schnelldurchlauf entsprechende Möglichkeiten technologisch eingezogen worden, jedoch ohne Fokus auf die Steuerung von Teams und die Zusammenarbeit zwischen den Menschen. Ein Work OS mit seinen kollaborativen Elementen spielt hier all seine Vorteile aus. Ist eine solche – in der Regel cloudbasierte – Lösung wie monday.com noch dazu in der Lage, auch Recruiting- und Onboarding-Prozesse effektiv zu unterstützen, stellt sich ein doppelter Nutzen ein. Damit erhalten KMU auf eine Option Zugriff, mit der sie Top-Talente finden und halten können.

Herausforderung Nr. 4: Dem Mitbewerb einen Schritt voraus sein

Für Unternehmen jeder Größe, aber womöglich doch besonders KMU, ist es äußerst wichtig, die Stärken und Schwächen der Mitbewerber zu kennen. Ihre ganze Kraft können solche Informationen (nur) entfalten, wenn sie strukturiert und datenbasiert zur Verfügung stehen. Doch solche Informationen aktuell, relevant und leicht zugänglich zu halten, ist durchaus eine Herausforderung.

Mit monday.com können Sie Boards und Arbeitsbereiche erstellen, die genau diesem Zweck dienen – in enger Zusammenarbeit mit bzw. zwischen Kundenservice, Marketing und Produktteams. In diesen Boards können Sie Informationen auf einen Blick präsentieren, mit einer starken, einfach zu pflegenden Datenbasis im Hintergrund. Zudem kann monday.com Beteiligte automatisiert benachrichtigen, wenn neue Informationen hinzugefügt werden. Mit einem dergestalt informierten Team haben Sie die Grundlage geschaffen, anhand valider Daten dem Mitbewerb immer einen Schritt voraus zu sein.

Herausforderung Nr. 5: Arbeitsplatzsoftware effizient einsetzen

Neue Prozesse, eine neue Plattform, ein neues Tool – sich für eine Implementierung zu entscheiden, ist für Unternehmen jeder Größe herausfordernd. Das gilt für KMU in besonderem Maße: Sie verfügen häufig über kleinere IT-Abteilungen mit Generalisten für ein relativ breites Themenspektrum. Dabei bleibt meist keine bzw. nur wenig Zeit für strategische Projekte.

Cloudbasierte Lösungen bieten hier bekannter- und erwiesenermaßen Vorteile. Denn sie sind schnell eingerichtet und binden weniger Kapital. Die monatlichen oder jährlichen Lizenzkosten werden durch die geringeren Aufwendungen für die Wartung, Updates etc. häufig amortisiert. Hinzu kommt ein Plus an Sicherheit: Welches KMU könnte laufend so viel in IT-Sicherheit investieren wie Cloud-Anbieter? Zudem bieten Cloud-Lösungen in der Regel kontinuierlich neue Funktionen bzw. Optimierungen vorhandener Fähigkeiten – ohne aufwändige Updates. Auch lassen sich mit einem cloudbasierten Work OS wie monday.com Tool-Landschaften konsolidieren. Ergänzend zu Kostenvorteilen profitieren Datenkonsistenz und Übersichtlichkeit.

Hierbei ist es für KMU ratsam, keine falsche Treue gegenüber Bestandslösungen zu zeigen: Der Mehrwert über den Lebenszyklus muss die Basis für eine Entscheidung sein. Denn über die Jahre kann die bewährte Tabellenkalkulation qua steten Datenzuwachses zu einer tickenden Zeitbombe werden … monday.com erleichtert auch hier die Umstellung, indem es den direkten Import von Daten aus anderen Lösungen ermöglicht. Tabellenkalkulationen inklusive.