10 Tipps für optimales Projektmanagement

Ein Bandleader benötigt eine Bühne, auf der er sein Talent entfalten kann, ein Künstler eine Leinwand, um seine Kreativität auszuleben. Genauso wie Musiker und Künstler braucht auch ein Projektmanager eine Plattform, die es ihm ermöglicht, alle Aspekte seines Projekts nahtlos zu verbinden, um seine Ziele zu erreichen.

Ein Projekt professionell zu managen: abhängig von seiner Größe durchaus eine Herausforderung! Egal, ob es ums Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren oder Abschließen geht – in jeder Phase müssen Projektmanager und Team diffizile, detailreiche Fragen klären beziehungsweise richtungsweisende Entscheidungen treffen.   

Wer Aufgaben zuweisen oder priorisieren, Fälligkeitsdaten und Meilensteine festlegen und Projektfortschritte auf einen Blick überprüfen will, nutzt typischerweise entsprechende Tools bzw. Plattformen. Sie ermöglichen es Projektmanager und Team, in jeder Phase effektiv zu planen und zu bearbeiten. Projekte lassen sich so produktiv, unkompliziert und zielgerichtet durchführen.

Intelligentes Projektmanagement

Weltweit sammeln Projekt-, Programm- und Portfoliomanagementbüros in unterschiedlichen Branchen tagtäglich Erfahrung, mit welchen Instrumenten und Werkzeugen sich Projekte zielgerichtet steuern lassen. Eines der wesentlichen Ziele: den Workflow des Projektmanagement zu optimieren. Grundsätzliche Voraussetzungen wie Transparenz, standardisierte Best Practices sowie eine einfach zu handhabende Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen müssen Projektmanagement-Plattformen selbstverständlich bieten. Auf Basis intensiver Recherchen und einer Kombination von Best Practices und Prozessen hat monday.com seine Lösung „monday projects“ entwickelt, das Projektmanagern weitreichende intelligente Optionen bietet, um ihre Aufgaben zu meistern.

Monday projects stellt benutzerdefinierte Automatisierung, detailreiche Vorlagen und die Möglichkeit bereit, jederzeit mit allen Projektmitgliedern zu kommunizieren und jede Projektphase zu überwachen. Das Tool dient dabei als zentraler Knotenpunkt. Projektmanager haben viele Optionen, die vielfältigen Werkzeuge von monday projects einzusetzen, um ein Vorhaben erfolgreich zu

10 Optionen, um monday.com für das Management von Projekten zu nutzen

1. Projektanfragen und Freigaben

Erhalten Sie Projektanfragen aus verschiedenen Quellen und in unterschiedlichen Formen (per E-Mail, Slack, Jira usw.), ist es oft schwierig, den Überblick zu bewahren. Standardisierte Formulare erleichtern es, Anfragen und Genehmigungsprozesse zu regeln.

Einer der Schlüssel, um ein Projekt erfolgreich umzusetzen, ist das interne und externe Stakeholder-Management. Die Vereinheitlichung von Anfrage- und Genehmigungsprozessen macht es einfacher, die Erwartungen der Stakeholder zu steuern: Projektmanager erhalten ein klares Verständnis der eingehenden Anfragen und können sie auch gegen widersprüchliche Anforderungen und Arbeitslasten abwägen.

2. Durchgängiges Projektmanagement

Verwalten Sie Ihr Projekt von Anfang bis Ende mit einer Plattform. Für ein durchgängiges Projektmanagement sollten sich auf einfache Weise Termine setzen, Verantwortlichen und Mitwirkenden einzelne Aufgaben zuweisen und der Status persönlicher Projekte von der Ideenphase bis hin zu „Erledigt“ verfolgen lassen können.

Außerdem sollten Sie Ihren wichtigsten Stakeholdern Daten wie Budgets, Meilensteine und Abhängigkeiten auf leicht verständliche und visuelle Weise präsentieren können.

3. Portfoliomanagement

Wer das Portfoliomanagement nutzt, verschafft sich einen besseren Überblick, kann Budgets, Zeitpläne, Kosten, Risiken sowie Fortschritte verknüpfen – und erkennt mögliche Engpässe und Trends.

Ein Portfoliomanagement-Dashboard hilft, Daten aus laufenden Projekten zu sammeln und in einer übergeordneten Ansicht zusammenzufassen. Auf dieser Basis können Sie Daten analysieren und Ihre Projektmethodik gegebenenfalls anpassen.

4. Projektrisiken vorwegnehmen

Wer frühzeitig Risiken für die Durchführung eines Projekts identifiziert beziehungsweise sie vorausschauend verringern kann, hält einen wesentlichen Schlüssel für die erfolgreiche Umsetzung eines Projekt in der Hand. Risikobewertung und -management sollten daher so einfach wie möglich zu verwalten sein. Das Risikoregister in monday projects dient dazu, Risiken zu berechnen und anhand von Echtzeitdaten Anpassungen vorzunehmen.

Einzelne Spalten beispielsweise für den Risikostatus (hoch, mittel, niedrig usw.) segmentieren und kennzeichnen Wahrscheinlichkeiten und Auswirkungen. Verknüpft geben Ihnen diese Spalten mit einzelnen Aufgaben und Projekten in Ihrer Portfoliomanagementtafel einen ganzheitlichen Überblick über die Risikofaktoren für jedes Element des Projekts, in jeder Phase.

5. Dashboards

Wer sein Projekt visualisieren will, nutzt Dashboards. Sie sind eine Möglichkeit, einen Überblick über die verschiedenen Aktivitäten und Projekte in den verschiedenen Boards zu erhalten. Sie präsentieren Echtzeitdaten zu jedem einzelnen Aspekt des Projekts, den Projektmanager oder Teammitglieder analysieren möchten.

So können Sie beispielsweise Dashboards verwenden, um automatisch Projektdaten zu sammeln und zu präsentieren. Gleichzeitig geben sie Einblicke in Budget, Ziele, Zeitpläne, Ressourcen und vieles mehr.

6. Ressourcenzuweisung und -verwaltung

Auslastung und Prioritäten des Projektteams lassen sich mittels der zugehörigen Ansicht bewerten. Hier erhalten Nutzer einen schnellen Überblick über die freien und gebuchten Kapazitäten einzelner Teammitglieder und die bevorstehenden Termine. Sie sorgen somit dafür, dass die Motivation hoch bleiben kann.

7. Ressourcenverwaltung

Anträge auf Jahresurlaub und Freistellung („Personal Time Off“ – PTO) können ein praktisches Add-on zur Steuerung der Kapazitäten im Team sein. Mithilfe eines Boards für PTO-Anträge können sich Projektmanager also schnell einen Überblickverschaffen , wer wann frei hat. Mit diesem Werkzeug vermittelt Ihnen monday practices, wann ihr Team beispielsweise gerade bei den entscheidenden Projektleistungen und Terminen möglicherweise unterbesetzt sein könnte.

8. Bei Bedarf eskalieren

Es kommt selten vor, dass Projekte reibungslos verlaufen. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass alle Probleme angemessen verfolgt werden, egal wie klein oder unbedeutend sie erscheinen. Wer mögliche Schwierigkeiten frühzeitig erkennt und behebt, verhindert, dass sie sich im weiteren Verlauf zu massiven Problemen entwickeln.

Monday projects stellt daher ein Issue Log Board zur Verfügung, mit dessen Hilfe sich Herausforderungen protokollieren, überwachen und priorisieren lassen. Ad-hoc-Probleme kann das Team dann zeitnah angehen, größere bei Bedarf eskalieren.

9. Reflektieren, revidieren, nach vorne blicken

Am Ende eines jeden Projekts ist es wichtig, zurückzublicken und über die gewonnenen Erkenntnisse nachzudenken: Was hat gut funktioniert, was könnten das Team beim nächsten Mal anders oder besser machen? Die Herausforderung besteht darin, dass alle Teammitglieder oft zu sehr damit beschäftigt sind, Fristen und Ziele einzuhalten und eine angemessene Reflektion dadurch zu kurz kommt.

Ein separates Lessons-Learned-Board unterstützt Sie, den Überblick behalten und Ihre Erkenntnisse und Beobachtungen in jeder Phase des Projekts zu notieren.

10. Projektzusammenfassungen und Berichte

Je nach Vorhaben beschäftigen sich Stakeholder am Ende eines Projekts mit unterschiedlichen Details. Einige fordern aussagekräftige Metriken, die Erfolge, Herausforderungen und Lernerfahrungen aufzeigen, andere wünschen sich Informationen, die tief ins Detail gehen.

monday projects kann Ihnen mittels Projektzusammenfassungen Echtzeitdaten für Ihre (internen und externen) Stakeholdern zur Verfügung stellen – unabhängig davon, ob zum Ende des Projektes oder während einzelner Phasen.