Eine Software ist nur dann erfolgreich, wenn sie von den betreffenden Personen akzeptiert und effizient genutzt wird. Deshalb lohnt es sich, frühzeitig alle relevanten Abteilungen ins Boot zu holen:

• Wer wird mit dem Tool arbeiten?
• Welche Teams oder Abteilungen sind beteiligt?
• Gibt es spezifische IT-Vorgaben, etwa zu Datenschutz oder Integrationen?

Ein bewährtes Konzept ist die Ernennung von „Champions“. Gemeint sind Team-Mitglieder, die nicht nur die Anforderungen ihres Bereichs vertreten, sondern auch die Einführung aktiv begleiten.

Indem Sie Anforderungen priorisieren und interne Expertise nutzen, stellen Sie sicher, dass Sie eine fundierte Entscheidung treffen, die von Anfang an auf Akzeptanz stößt.

Der Softwaremarkt ist riesig, und nicht jedes Tool passt zu Ihrem Anwendungsfall. Vergleichsplattformen und Anbieter-Websites liefern zwar viele Informationen, doch Marketing-Versprechen und schicke Designs sagen wenig über den tatsächlichen Nutzen aus. Entscheidend ist, ob die Software Ihre spezifischen Herausforderungen lösen kann. Ein strukturierter Vergleich hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Am Ende dieses Schritts sollte eine Shortlist mit fünf bis zehn relevanten Anbietern stehen. Mit diesen geht es dann in die nächste Phase: der direkte Austausch.

Jetzt wird‘s konkret: Die Anbieter müssen sich in einem persönlichen Gespräch beweisen. Eine Live-Demo zeigt nicht nur die Funktionen des Tools, sondern auch, wie gut der Anbieter auf individuelle Fragen eingeht. Machen Sie sich auch ein erstes Bild von der potenziellen Zusammenarbeit mit dem Anbieter oder seinem Partner.

• Individuelle Demos statt Standard-Präsentationen: Lassen Sie sich die wichtigsten und für Sie relevanten Funktionen zeigen und prüfen Sie, ob das Tool Ihre spezifischen Bedürfnisse wirklich erfüllt.
• Anforderungen: Kommunizieren Sie Ihre Prioritäten klar, um herauszufinden, wie flexibel sich das Tool anpassen lässt.
• Transparente Kostenstrukturen: Welche Lizenzmodelle gibt es? Welche Kosten entstehen langfristig? Sind Erweiterungen oder Zusatzmodule erforderlich?
• Zusätzliche Services & Partner-Support: Einige Anbieter arbeiten mit zertifizierten Partnern zusammen, die Sie nicht nur beraten, sondern auch beim Setup und der Optimierung unterstützen können.

Am Ende dieser Phase bleiben idealerweise zwei bis drei Favoriten übrig. Nun geht es in die intensive Testphase – und hier können Partner eine entscheidende Rolle spielen.

Jetzt kommt der entscheidende Moment: Passt die Software in den Arbeitsalltag? Ein strukturierter Testlauf hilft, das herauszufinden.

• Praxisnahe Workflows: Teams sollten das Tool mit echten Anwendungsfällen testen, um zu prüfen, ob sich der tägliche Arbeitsablauf abbilden lässt.
• Performance: Funktioniert das Tool reibungslos unter realen Bedingungen? Welche Funktionen erleichtern den Arbeitsalltag spürbar?
• Usability: Wie intuitiv ist die Bedienung für unterschiedliche Nutzergruppen?
• Anwender-Feedback: Was sagen die tatsächlichen Nutzer über ihre Erfahrungen?
• Support & Weiterentwicklung: Wie schnell reagiert der Anbieter auf Fragen oder Probleme?

Unternehmen sollten sich ausreichend Zeit nehmen, um alle relevanten Funktionen intensiv zu testen und sicherzustellen, dass die Software wirklich die erwarteten Verbesserungen bringt.

Genau hier kann die Unterstützung eines Partners den entscheidenden Unterschied machen: Während viele Anbieter eine Standard-Testumgebung bereitstellen, helfen erfahrene Partner dabei, die Software direkt auf die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens zuzuschneiden. So wird sichergestellt, dass nicht nur Funktionen getestet, sondern bereits praxisnahe Workflows erstellt werden. Das spart Zeit, verhindert Fehlinvestitionen und sorgt dafür, dass die Testphase eine fundierte Entscheidungsgrundlage liefert.

Nach der Testphase stellt sich die zentrale Frage: Welches Tool bietet den meisten Mehrwert? Dabei geht es nicht nur darum, welche Plattform die meisten Funktionen aufweist – sondern darum, welche Lösung am besten in Ihre Arbeitsweise integriert werden kann, von den Nutzern akzeptiert wird und langfristig die größten Potenziale bietet.

Entscheidungskriterien:

• Pro- und Contra-Listen: Was spricht für bzw. gegen welches Tool, wenn sowohl funktionale als auch wirtschaftliche Aspekte berücksichtigt werden?
• Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz: Stimmen die Testnutzer zu? Positive Rückmeldungen des Teams sind ein starkes Zeichen dafür, dass das Tool im Alltag gut funktionieren kann.
• Gesamtkosten: Welche Kosten entstehen, wenn Anschaffung, Wartung und Schulungskosten berücksichtigt werden?
• Support & Service: Werden Supportanfragen schnell und kompetent beantwortet? Gibt es Schulungen, eine Wissensdatenbank oder dedizierte Ansprechpartner für Fragen?

Der finale Abgleich mit den definierten Anforderungen sorgt dafür, dass die beste langfristige Entscheidung getroffen werden kann. Falls noch offene Fragen bestehen oder Unklarheiten auftreten, kann ein abschließendes Gespräch mit dem Anbieter oder einem Partner sinnvoll sein, um letzte Zweifel auszuräumen.

Die Auswahl des richtigen Tools ist nur der erste Schritt – der eigentliche Erfolg hängt davon ab, wie gut die Software eingeführt wird. Ein strukturiertes Onboarding stellt sicher, dass alle Beteiligten schnell produktiv arbeiten und das volle Potenzial des Tools ausschöpfen.

• Schulungen & Workshops: Anwenderinnen und Anwender gezielt einarbeiten
• Key-User oder Champions benennen, die intern als Ansprechpersonen für Fragen zur Verfügung stehen
• Schrittweise Einführung: Ein klarer Rollout-Plan mit Phasen gewährleistet eine reibungslose Umstellung.

Ein strukturiertes Onboarding sorgt dafür, dass das Tool schnell produktiv genutzt wird und nicht auf Widerstand trifft. Ein erfahrener Partner hat bereits zahlreiche Unternehmen dabei begleitet, das Tool einzuführen. Profitieren Sie von der Erfahrung und Expertise des Digitalisierungs-Partners und nutzen Sie diese Unterstützung.

Wer bei der Auswahl auf eine strukturierte Vorgehensweise setzt, vermeidet teure Fehlentscheidungen und findet eine Lösung, die wirklich passt. Jedes Unternehmen ist einzigartig – und genau deshalb gibt es nicht die eine perfekte Software für alle. Die richtige Wahl hängt davon ab, welche Prozesse Sie verbessern wollen, wie Ihr Team arbeitet und welche Anforderungen Ihr Geschäftsmodell stellt. Unsere Digitalisierungs-Experten unterstützen Sie gerne bei der Tool-Auswahl und erfolgreichen Implementierung Ihrer Lösung.

Mit der passenden Digitalisierungs-Software sparen Sie Zeit, reduzieren manuelle Prozesse und verbessern die Zusammenarbeit. Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei, eine fundierte Entscheidung für das optimale Tool zu treffen – von der Bedarfsanalyse bis zur erfolgreichen Einführung.