KI-Quick-Wins für KMU: Vier einfache Lösungen
Mehr Effizienz durch Künstliche Intelligenz – schnell, sicher und kostengünstig
Wie können Unternehmen von Künstlicher Intelligenz profitieren – ohne gleich ein Großprojekt zu starten?
Gerade für kleine und mittelgroße Unternehmen (KMU) gibt es einfache und kostengünstige Optionen, Prozesse mit KI effizienter zu gestalten. Umfangreiche Vorbereitung oder Spezialwissen sind dazu nicht nötig. Das größte Potenzial bieten Prozesse, die noch stark manuell ablaufen und wenig automatisiert sind. Hier sorgt KI schnell für Entlastung – und macht den Nutzen direkt sichtbar. Wir zeigen vier praktische Beispiele, die KMU sofort umsetzen können.
Erfahren Sie, wie Sie KI in Ihrem Unternehmen effektiv einsetzen
1. E-Mails kategorisieren mit KI
Vor allem im Kundendienst und Vertrieb landen täglich zahlreiche E-Mails im Posteingang. Das manuelle Sortieren und Weiterleiten kostet Zeit – und bindet wertvolle Ressourcen.
Eine KI-Lösung übernimmt diese Aufgabe automatisch: Sie analysiert Betreff, Text und Anhänge und ordnet jede Nachricht einer vordefinierten Kategorie zu – etwa Angebotsanfrage, Bestellung oder Supportanfrage. Gleichzeitig extrahiert die KI relevante Informationen wie Firmenname, Produkt oder Bestellnummer.
Passende Folgeaktionen – wie die Erstellung eines Angebots – lassen sich so per 1-Klick-Aktionen auslösen. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen. Besonders bei hohem Anfragevolumen bringt diese Lösung spürbare Entlastung für das Team.
2. Voicemails automatisch in Textform bringen
Anruf verpasst? Eine KI-Lösung erstellt automatisch Transkripte von Voicemails und sendet die Texte per E-Mail an die jeweiligen Empfänger. So erfassen Sie den Inhalt auf einen Blick und können Anfragen schneller bearbeiten.
Besonders hilfreich: Die Nachrichten können ebenfalls mit KI-Unterstützung in vordefinierte Kategorien eingeteilt und direkt an die richtige Ansprechperson weitergeleitet werden.
Bei der Anbindung an ein CRM-System lassen sich außerdem die angegebenen Kontaktinformationen per Knopfdruck als Lead anlegen. So dokumentieren Sie alle Interaktionen mit einem Kunden zentral und gestalten den Prozess deutlich effizienter.
3. Mit KI-Chatbot Produktfragen schneller beantworten
Je vielfältiger und komplexer das Produktangebot, desto mehr Rückfragen landen beim Support. Ein KI-basierter Chatbot beantwortet Kundenfragen digital, schnell und präzise.
Die Basis dafür ist eine strukturierte Wissensdatenbank. Der Chatbot erkennt das Thema, filtert die Informationen und liefert sofort eine präzise Antwort – inklusive Quellenangabe zur einfachen Nachvollziehbarkeit. So lassen sich beispielsweise Fragen zu Produkten, Funktionen oder Lizenzmodellen in Sekundenschnelle beantworten. Der Chatbot kann intern zur Unterstützung des Support-Teams eingesetzt oder auch den Kunden direkt zur Verfügung gestellt werden.
Das spart Zeit im Kundendienst, verbessert die Erreichbarkeit und entlastet Fachkräfte.
4. Interne Wissensdatenbank aufbauen
Wie kann Wissen im Unternehmen schnell zugänglich gemacht werden? Daten liegen oft in unstrukturierten Formaten vor, und das Durchsuchen von internen Richtlinien, Produktdatenblättern oder Dokumentationen ist aufwändig.
Eine KI-gestützte Wissensdatenbank bündelt Informationen digital und übersichtlich. Dafür analysiert die KI definierte Inhalte – zum Beispiel Webseiten, Produktkataloge oder Support-Tickets – und erstellt daraus automatisch Fragen und passende Antworten. Diese Inhalte werden von internen Expertinnen und Experten geprüft und anschließend in eine Wissensdatenbank (beispielsweise eine Vektordatenbank) integriert.
Auf dieser Grundlage können zahlreiche Anwendungen wie interne Nachschlagewerke, FAQs, Self-Service-Portale oder Chatbots entstehen.
Fazit: KI verbessert Prozesse schnell und unkompliziert
Diese vier Beispiele zeigen: Flexible KI-Lösungen lassen sich auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen schnell und effizient einsetzen. Sie reduzieren manuellen Aufwand, steigern die Präzision und machen digitale Prozesse spürbar besser – ganz ohne großen Aufwand oder hohe Kosten.
Sie möchten herausfinden, wie sich solche Lösungen in Ihrem Unternehmen konkret umsetzen lassen?
Unsere Kolleginnen und Kollegen aus dem Consulting-Team unterstützen Sie gern – von der Analyse bis zur Umsetzung.
