Prozesse einfach digitalisieren mit Low-Code – so funktioniert‘s

Das Konzept Low-Code/No-Code hat in den letzten Jahren immer mehr Bedeutung für die Anwendungsentwicklung gewonnen. Geschäftsprozesse lassen sich so mit wenig bzw. ganz ohne Programmierkenntnisse in eigenen digitalen Applikationen abbilden. Und das schnell, individualisierbar und nutzerfreundlich, so dass Team-Mitglieder auch ohne Coding-Fähigkeiten am Erstellen der Prozesse mitwirken und ihr wertvolles Anwenderwissen einbringen können.

1. Anforderungen und Workflow definieren
2. Vorlage wählen oder neuen Prozess erstellen
3. Workflow-Design, Berechtigungen, Automatisierungen und Integrationen umsetzen
4. Dashboards und Übersicht für Führungskräfte

In jedem Unternehmen werden Urlaubsanträge gestellt – mit mehr oder weniger nutzerfreundlichen Systemen oder auch per E-Mail oder Zuruf. Die Folgen ineffizienter und unstrukturierter Prozesse: Komplizierte Systeme frustrieren die User, E-Mails gehen im vollen Posteingang auch mal unter und es kommt zu Missverständnissen, besonders während Vertretungszeiten. Ein zentraler Überblick über Abwesenheiten fehlt, und es wird unnötig viel Zeit für einen Standardvorgang aufgewendet, der sich leicht automatisieren lässt.

1. Anforderungen und Workflow definieren

Eine gute Vorbereitung bildet die Basis für einen erfolgreichen Prozess. Definieren Sie zunächst die Rahmenbedingungen. Für den Urlaubsantragsprozess bedeutet das:

• Beteiligte Personen identifizieren: Mitarbeitende, die Urlaubsanträge stellen und Manager, die diese genehmigen
• Prozessschritte festlegen: 1. Antragstellung durch ein Teammitglied sowie 2. Genehmigung oder Ablehnung durch die Führungskraft des Teammitglieds

Viele teils zeitraubende Vorgänge im Unternehmen lassen sich auf wenige Schritte herunterbrechen. Entsprechend schnell können Sie diese Prozesse digital abbilden:

• Workflow definieren: einzelne Schritte sowie Bedingungen und Abhängigkeiten (z. B. Schritt 2 ist abhängig von Schritt 1)
• Benötigte Informationen und Felder bestimmen: Urlaubsart, Zeitraum (von – bis), halber oder ganzer Tag, Datum der Antragsstellung

Dadurch erhalten Sie einen einheitlichen, digitalen Prozess, der schnell zu spürbaren Verbesserungen führt. Durch automatisierte Benachrichtigungen per E-Mail, die Synchronisation mit HR-Systemen und Team-Kalendern, transparente Übersichten für Führungskräfte etc. gestalten Sie beispielsweise Ihr Abwesenheitsmanagement deutlich effizienter und strukturierter.

2. Vorlage wählen oder neuen Prozess erstellen

Ein großer Vorteil von Low-Code-Plattformen: Für Standardprozesse stehen unzählige Vorlagen bereit. Prozesse wir Urlaubsanträge, Fortbildungsanträge, Schulungsfeedback usw. finden in jedem Unternehmen in ähnlicher Form Anwendung. In wenigen Klicks können auch Einsteiger Vorlagen an die individuellen Unternehmensanforderungen anpassen und den Prozess direkt anwenden – und natürlich auch jederzeit flexibel anpassen. Kissflow stellt beispielsweise die Vorlage „Urlaubsverwaltung“ bereit.

Selbstverständlich können Sie in diesem Tool aber auch einen neuen Prozess selbst erstellen. Dazu klicken Sie auf „Quick-Create“ (Bzw. Plus-Zeichen) links in der Navigation und anschließend auf „Process“.

In unserem Beispiel besteht der Prozess aus zwei Schritten, die in einem Formular angelegt sind. Welche beteiligten Personen die einzelnen Schritte sehen bzw. bearbeiten können, legen Sie individuell fest:

1. Urlaubsantrag (vom Teammitglied auszufüllen)
2. Urlaubsgenehmigung (Formular wird der jeweiligen Führungskraft automatisiert zugewiesen und von dieser genehmigt oder abgelehnt)

Die Reiter oben zeigen:

• Seiten der App, zwischen denen der User wechseln kann
• digitalisierte Prozesse inkl. Workflows und Berechtigungen
• Boards, z. B. Kanban zur Visualisierung von Aufgaben und besseren Zusammenarbeit
• Navigationen: alle Links, welche auf den Seiten je nach Rolle angezeigt werden können
• Integrationen: zahlreiche Drittanbieter-Tools wie Microsoft Outlook, DocuSign, Salesforce u. v. m. können einfach eingebunden werden

Links sehen Sie die Komponenten, die Sie per Drag-and-drop in den Arbeitsbereich ziehen. In diesem Beispiel kommen Datumsfelder, ein Ja-/Nein-Auswahlfeld und Textfelder zum Einsatz. Auf der rechten Seite stehen Ihnen Optionen für das Anpassen das Layouts zur Verfügung.

3. Workflow-Design, Berechtigungen, Automatisierungen und Integrationen umsetzen

Workflow in Kissflow visualisieren

Die zuvor festgelegten einzelnen Schritte können Sie nun miteinander in Verbindung setzen: Der Workflow beginnt mit der „Start-Box“, also dem Ausfüllen des Antrags durch das Team-Mitglied. Über das Feld „Change“ können Sie festlegen, wer den Prozess starten kann (z. B. Team-Mitglieder).

Im zweiten Schritt erfolgt die Genehmigung oder Ablehnung des Antrags durch die Führungskraft.
Über das Formelzeichen „fx“ ist die individuelle Zugehörigkeit hinterlegt. In diesem wird die jeweilige Führungskraft des Antragstellers automatisch informiert.

„Happens always“ in der letzten Zeile beschreibt, dass dieser Genehmigungsschritt immer zur Führungskraft geleitet wird, wenn ein Antrag eingereicht wurde. Sie könnten beispielsweise auch festlegen, dass alle Urlaube mit weniger als drei Tagen Dauer automatisch freigegeben werden und erst ab einem längeren Zeitraum eine Genehmigung durch die Führungskraft erforderlich ist.

Weisen Sie Berechtigungen für die einzelnen Prozessschritte zu: Im Reiter „Permissions“ definieren Sie, welche Felder das Team-Mitglied und welche die Führungskraft sehen und/oder bearbeiten darf.

Die Führungskraft erhält den Antrag anschließend und kann ihn:

• bearbeiten und speichern,
• über „Neuzuordnung“ einer anderen Person zuweisen,
• zurücksenden und bspw. im Kommentarfeld um Änderungen bitten,
• ablehnen oder
• über „Absenden“ genehmigen.

Nutzen Sie Automatisierungen, um Prozesse so einfach und zeitsparend wie möglich zu gestalten. Diese können durch definierte Trigger bzw. Aktionen oder zeitbasiert ausgelöst werden. Beim Beispiel des Urlaubsantrags bietet es sich an, bei der Aktion „Urlaubsantrag abschicken“ automatisiert eine Benachrichtigung an die jeweilige im System hinterlegte Führungskraft zu senden. Diese Benachrichtigung sehen Sie im Kissflow-Interface oder über Ihre favorisierten Kommunikationstools: Sie können beispielsweise automatisiert Benachrichtigungen über Teams, Outlook oder Gmail senden.

Dank zahlreiche Integrationen von Drittanbieter-Tools können Sie Ihre gewohnte Software weiterhin verwenden und nahtlos in Ihre Workflows einbinden. Neben Kommunikations-Apps stehen auch Lösungen für CRM, Personalmanagement, Projektmanagement, Kundenservice u. v. m. zur Verfügung.  

Testen und Validieren des digitalen Prozesses

Führen Sie Testläufe durch, um den Prozess zu überprüfen. Den Workflow können Sie basierend auf dem Feedback jederzeit einfach und ohne Ausfallzeiten anpassen.

Der Test zeigt Ihnen die Ansicht des zukünftigen Anwenders. Sie können zusätzlich nützliche Informationen darstellen lassen, wie beispielsweise eine Übersicht über die bisherigen Abwesenheiten oder den offenen Resturlaub.

Nutzen Sie weitere Funktionen, die Ihnen Zeit sparen und einen besseren Überblick verschaffen: Passen Sie Ihr Dashboard individuell an und lassen Sie sich die für Sie wichtigen Informationen übersichtlich anzeigen. Ziehen Sie beispielsweise Widgets und Tabellen in Ihren Arbeitsbereich und erfassen Sie Abwesenheiten auf einen Blick.

Einfache Prozesse wie Urlaubsanträge lassen sich mit Low-Code-Tools innerhalb kürzester Zeit erstellen – und auch komplexere Vorgänge können Sie mit geringem Lernaufwand maßgeschneidert für Ihre individuellen Anforderungen abbilden. Durch die intuitive Drag-and-drop-Oberfläche, zahlreiche vorgefertigte Vorlagen und die nahtlose Integration in bestehende Systeme können Unternehmen auch ohne kompliziertes und langwieriges Codieren ihrer Prozesse effizienter gestalten.

Die Vorteile von Prozessdigitalisierung im Allgemeinen und Low Code im Speziellem liegen auf der Hand: weniger manueller Aufwand, reduzierte Fehleranfälligkeit und eine schnellere Bearbeitung von Anträgen. Das spart jeden Tag Zeit und Kosten – und entlastet darüber hinaus Ihr Team.

Möchten auch Sie Ihre Prozesse vereinfachen und digitalisieren? Unsere Experten unterstützen Sie gern dabei, maßgeschneiderte Lösungen für Ihr Unternehmen zu entwickeln und erfolgreich umzusetzen. Kontaktieren Sie uns noch heute und starten Sie in eine erfolgreiche, digitalisierte Zukunft!